Pracownik i pracodawca - zasady i dokumentacja pracy zdalnej

Zasady pracy zdalnej (porozumienie lub regulamin pracy zdalnej)

Zgodnie za art. 67²⁰  kodeksu pracypracodawca powinien określić zasady pracy zdalnej w następujących dokumentach:

• w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą, a tymi organizacjami;
• w regulaminie ustanowionym po konsultacjach z przedstawicielami pracowników - jeżeli w zakładzie pracy nie funkcjonują związki zawodowe, to pracodawca ustala regulamin pracy zdalnej samodzielnie, ale konsultuje się z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy;
• w poleceniu pracodawcy bądź porozumieniu zawartym z pracownikiem - gdy nie zostało zawarte porozumienie z zakładową lub reprezentatywną organizacją związkową albo nie został wydany regulamin, pracodawca określi zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu

Jeżeli pracownik wykorzystuje własny sprzęt pracodawca jest zobowiązany do wypłaty pracownikowi ekwiwalentu.

Przepisy nie określają z góry wysokości ekwiwalentu, ale wskazują że przy jego ustalaniu bierze się pod uwagę w szczególności: normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Ważne:

• ogólne zasady wykonywania pracy zdalnej, w tym ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu powinny zostać uregulowane w porozumieniu zawartym pomiędzy pracownikiem i pracodawcą;
• zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, a także wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie będą stanowiły przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dodatkowo nie będą też „ozusowane”.

Przepisy BHP, kontrola pracownika wykonującego pracę zdalną

Pracodawca nie będzie zobowiązany do organizacji stanowiska pracy zgodnie z zasadami i przepisami BHP, a także dbania o stan pomieszczeń i wyposażenia technicznego. Szkolenie wstępne oraz szkolenie okresowe można będzie przeprowadzić w formie on-line.

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik powinien podpisać przygotowane przez pracodawcę oświadczenie (forma papierowa lub elektroniczna) o zasadach BHP, oraz oświadczanie, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Ważne: Oświadczenie powinno zawierać zobowiązanie pracownika do przestrzegania zasad BHP. 

Po stronie pracownika pozostanie przygotowanie stanowiska pracy z uwzględnieniem wymagań ergonomii, a także za utrzymywanie miejsca pracy w czystości i zdatności do pracy.

Zgodnie z art. 67²⁸ kodeksu pracy pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu, pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową albo organizacją reprezentatywną, regulaminie, poleceniu pracodawcy, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej, jej rodzaju. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Pracy zdalnej nie będzie można zarządzić ani ustalić w przypadku prac:

• szczególnie niebezpiecznych;
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem w miejscu pracy czynników chemicznych;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, a także przy pracach pylących lub powodujących intensywne brudzenie.

W kwestii ryzyka zawodowego pracodawca będzie mógł sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik musi potwierdzić, w postaci papierowej lub elektronicznej, zapoznanie się z ww. oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązać się do ich przestrzegania.

Ocena ryzyka zawodowego powinna zawierać informacje dotyczące:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Wypadek podczas wykonywania pracy zdalnej:

W razie wypadku przy pracy zdalnej pracodawcy będą mieli obowiązek odpowiednio stosować przepisy kodeksu pracy zawarte  w art. 234 § 1 oraz art. 237 § 1 pkt 1 i 2 o wypadkach przy pracy. Oględziny miejsca wypadku będą dokonywane przez pracodawcę po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika, w przypadku gdy pracownik ze względu na stan zdrowia nie będzie w stanie uzgodnić tego terminu, i członków zespołu powypadkowego.

Zespół powypadkowy będzie mógł odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości (art.  67³¹ §  10 kodeksu pracy).

W sprawach wypłaty świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego i czy pracownikowi będzie przysługiwało takie świadczenie z ubezpieczenia wypadkowego., decydować będzie Zakład Ubezpieczeń Społecznych. ZUS zadecyduje także, czy wypadek nie był spowodowany przez pracownika umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa.

Gdyby do wypadku doszło podczas wykonywania pracy zdalnej przez pracownika będącego pod wpływem nietrzeźwości, środków odurzających lub substancji psychotropowych i pracownik w znacznym stopniu przyczynił się do spowodowania tego wypadku do przyznania świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego niezbędna będzie dokumentacja medyczna.

Regulacje dotyczące zasad polecania i rozliczania pracy nadliczbowej podczas pracy zdalnej

W świetle obowiązujących przepisów praca zdalna w kontekście polecania pracy w godzinach nadliczbowych, a następnie jej rozliczanie powinno być traktowana tak, jak by była wykonywana w zakładzie pracy (art. 151 i nast. ustawy z 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.)).

Podróż służbowa a praca zdalna

Polecenie wykonywania pracy zdalnej nie wpływa samoistnie na zmianę stałego miejsca świadczenia pracy, a jedynie umożliwia świadczenie pracy w miejscu innym niż stale ustalone. Co do zasady, przyjazd pracownika do biura na polecenie pracodawcy nie będzie stanowił podróży służbowej.

Gdzie przechowywać wnioski o pracę zdalną?

Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 6 marca 2023 r. (Dz.U. z 2023 r., poz. 471), zmieniające rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), które weszło w życie 7 kwietnia 2023 r., rozszerza część B akt osobowych o dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej.

Dokumenty takie powinny być przechowywane w części B akt osobowych pracownika. Jeśli pracodawca prowadzi papierowe akta osobowe i otrzyma dokument w postaci elektronicznej powinien go wydrukować i poświadczyć za zgodność z przedłożonym dokumentem.