Zapraszamy do kontaktu:(+48) 22 113 14 51

Krajowy System e-Faktur

Sprawdź, czym są ustrukturyzowane faktury elektroniczne

Krajowy System e-Faktur

Faktura ustrukturyzowana (dalej: e-faktura) to faktura w postaci elektronicznej, wystawiona przy użyciu systemu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym. Faktury te zapisane są w formacie XML, wygenerowanym zgodnie ze strukturą logiczną tzw. schematem XSD. Wystawienie e-faktury następuje poprzez przesłanie jej do systemu, który następnie sprawdza jej poprawność i po pozytywnej walidacji – nadaje jej unikatowy numer.

Krajowy System e-Faktur obowiązywać miał od 2024 r., jednak na podstawie przeprowadzonego przez Ministerstwo Finansów audytu zadecydowano, iż nie było to możliwe ze względu na krytyczne błędy związane z kodem systemu, jego funkcjonalnością i wydajnością.

Nowelizacja ustawy o VAT z dnia 10 czerwca 2024 r. przesunęła obowiązek wystawiania e-faktur na 1 lutego 2026 r. Do tego czasu zasady wystawiania faktur pozostają bez zmian i najbliższe miesiące to kluczowy moment na przygotowanie planu wdrożenia KSeF w firmie.

Krajowy System e-Faktur - terminy

Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan projektu i potwierdziło wprowadzenie obowiązkowego KSeF dla podatników VAT, jak i zwolnionych z VAT. Plan wdrożenia:

  • od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, dla których sprzedaż za 2024 r. przekracza 200 mln zł;
  • od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców;
  • od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują kwoty do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie.

W czerwcu 2025 r. zaplanowano przedstawienie wszelkich informacji, które dotyczą nowej wersji systemu (KSeF 2.0): wzoru faktury ustrukturyzowanej, tzw. schemy FA(3) oraz dokumentacji interfejsu programistycznego (API).

Kiedy potrzebujesz?

Zgodnie z zapowiedziami, wszyscy podatnicy VAT mający siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce zobligowani będą wystawiać faktury w formie ustrukturyzowanej.

Implementacja KSeF to proces złożony, wymaga dostosowania istniejących procesów w Państwa firmie. KR Group wyróżnia indywidualne podejście do Klienta, całościowego spojrzenia na Państwa sytuację biznesową oraz skoncentrowanie się na zrozumieniu dokładnych potrzeb organizacji. Oferujemy wsparcie zarówno dla firm, które jeszcze nie zaczęły wdrożenia KSeF, jak i dla tych, które są na zaawansowanym etapie wdrożenia i potrzebują specjalistycznego doradztwa.

Oferta KR Group

  1.  Doradztwo w zakresie wdrożenia KSeF:
    Implementacja Krajowego Systemu e-Faktur to proces złożony, wymaga wprowadzenia wielu nowych procesów w Państwa firmie. Na samy początku przeprowadzamy audyt gotowości, w którym analizujemy wpływ KSeF na poszczególne obszary działalności organizacji. Efektem prac jest opinia wraz z ocenę potencjalnego ryzyka związanego z nowym modelem fakturowania.
    Wykonujemy przegląd wewnętrznych procesów obiegu dokumentów, procedur wewnętrznych, umów oraz regulaminów i ostatecznie opracowujemy harmonogram.
  2. Wsparcie przy wdrożeniu systemu KSeF:
    • Rejestracja wraz z przeprowadzeniem testów technicznych oraz biznesowych.
    • Analiza błędnie wystawionych faktur wraz z informacją dotyczącą proponowanych zmian.
    • Weryfikacja zgodności danych wystawianych w KSeF z polityką fakturowania i ewidencją VAT.
  3. Wsparcie powdrożeniowe:
    • Weryfikacja zgodności danych wystawianych w KSeF z polityką fakturowania i ewidencją VAT (sprawdzenie potencjalnych niezgodności, które mogą budzić podejrzenia organów podatkowych).
  4. Szkolenie dla Państwa pracowników

W razie potrzeby, eksperci KR Group przeprowadzą warsztat dedykowany specyfikacji Państwa organizacji. Przedstawią zagadnienia merytoryczne oraz techniczne przy wdrożeniu systemu KSeF.

Z nami bezpiecznie przygotujesz się na KSeF! Współpraca z KR Group to:

  • Zapewnienie zgodności z przepisami KSeF 2.0;
  • Spełnienie wymogu wystawiania faktur w KSeF poprzez zaoferowanie rozwiązania technicznego end-to-end;
  • Wsparcie zespołu, który obecnie zajmuje się wdrożeniem KSeF;
  • Pewne sprawdzenie, czy transakcje powinny być wysłane do KSeF;
  • Pomoc przy sprawdzeniu czy podmiot podlega obowiązkowi KSeF.

Kontakt

FAQ

Dokonuję sprzedaży na rzecz kontrahenta za granicy. Czy faktura wystawiona powinna być również w systemie KSeF?

Tak, faktury dla zagranicznych odbiorców również będą musiały być wystawianie przy pomocy tego systemu. Przesłanie dokumentu bezpośrednio do odbiorcy będzie obowiązkiem po stronie polskiego przedsiębiorcy.

Czy faktury wystawione poza systemem KSeF dalej będą uznawane za faktury?

Nie – żadne faktury wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur nie będą uznawane za faktury.

Prowadzę sklep internetowy, moimi klientami są osoby fizyczne. Czy faktury dla tych osób też muszą być wystawione przy pomocy KSeF?

Ministerstwo Finansów początkowo planowało wprowadzić taki obowiązek dla transakcji B2C, ale zrezygnowało z tego założenia. Nie będzie obowiązku wystawiania faktur w KSeF dla konsumentów, ale w nowej strukturze FA(3) będzie to możliwe.

Co w przypadku awarii systemu?

W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia po wystawieniu offline.

Jestem podmiotowo zwolniony z VAT. Czy mam obowiązek korzystania z KSeF?

Na chwilę obecną nie. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT będą zobowiązani do używania systemu od 1 stycznia 2025 r.

Chcesz wycenić wybraną usługę?

Wypełnij formularz, a my sporządzimy wstępną ofertę
Wycena usługi - dwa kroki

Administratorem danych osobowych jest KR GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Twoje dane przetwarzamy, aby skontaktować się z Tobą, odpowiedzieć na wysłane do nas zapytanie lub przygotować wstępną ofertę. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych jest realizacja naszych prawnie uzasadnionych interesów oraz podejmowanie działań zmierzających do zawarcia i wykonania umowy. Przysługuje Ci prawo dostępu do treści Twoich danych, prawo ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przeniesienia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji o przetwarzaniu danych znajduje się pod linkiem: Polityka prywatności.

Skrócony formularz
Zamów poradę online

Administratorem danych osobowych jest KR GROUP Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Twoje dane przetwarzamy, aby skontaktować się z Tobą, odpowiedzieć na wysłane do nas zapytanie lub przygotować wstępną ofertę. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych jest realizacja naszych prawnie uzasadnionych interesów oraz podejmowanie działań zmierzających do zawarcia i wykonania umowy. Przysługuje Ci prawo dostępu do treści Twoich danych, prawo ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przeniesienia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji o przetwarzaniu danych znajduje się pod linkiem: Polityka prywatności.

usersearthmagnifiercrossmenuchevron-down