Paweł Cabaj
Head of Business Development
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system umożliwiający generowanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, które następnie skierowane zostaną do jednego scentralizowanego systemu. Wprowadzenie KSeF do polskiego porządku prawnego jest swoistą rewolucją w sposobie wystawiania i raportowania faktur przez przedsiębiorców w Polsce. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wszyscy podatnicy VAT, posiadający siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, będą zobowiązani do korzystania z faktur ustrukturyzowanych. Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko zmiana technologiczna, ale przede wszystkim ustanowienie procesów księgowych i podatkowych na nowo, które wymagają dostosowania systemów ERP, procedur oraz obiegu dokumentów.
Krajowy System e-Faktur – dla kogo?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorstw będących podatnikami VAT w Polsce, niezależnie od wielkości i branży. Obowiązek ten wprowadzany jest etapami i dotyczy zarówno jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i dużych grup kapitałowych:
- od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, dla których sprzedaż za 2024 r. przekracza 200 mln zł;
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców;
- od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują kwoty do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie.
KR Group wspiera w procesie wdrożenia KSeF, zarówno przedsiębiorstwa rozpoczynające przygotowania do KSeF i e-fakturowania, jak i spółki, które potrzebują weryfikacji wdrożonych procesów księgowych, procedur VAT oraz integracji systemów IT z platformą KSeF. Dzięki kompleksowemu podejściu łączącemu ekspertów podatkowych, specjalistów VAT i technologii finansowej, przedsiębiorstwa mogą skutecznie wdrożyć obowiązkowe e-fakturowanie w Polsce.
Krajowy System e-Faktur w KR Group
Implementacja KSeF to proces złożony, który wymaga kompleksowego dostosowania istniejących procesów księgowych, podatkowych i technologicznych. KR Group wyróżnia indywidualne i wieloaspektowe spojrzenie na sytuację biznesową oraz skoncentrowanie się na zrozumieniu dokładnych potrzeb organizacji.
Nasze wsparcie jest szczególnie wartościowe dla spółek prowadzących intensywną sprzedaż online, dużych przedsiębiorstw z rozbudowaną strukturą finansową z sektora retail, czy logistyki oraz spółek, które rozliczają znaczną liczbę faktur miesięcznie. Oferujemy elastyczne i zautomatyzowane rozwiązania pozwalające zabezpieczyć procesy zarówno od strony faktur sprzedaży, jak i faktur kosztowych.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to duże wyzwanie dla każdej firmy – ale jednocześnie szansa na uporządkowanie procesów, zwiększenie transparentności w obszarze VAT, minimalizację ryzyka podatkowego oraz automatyzację codziennych operacji księgowych. Dzięki doświadczeniu KR Group przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwoju biznesu, mając pewność, że e-fakturowanie działa poprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
Krajowy System e-Faktur – oferta KR Group
- Rejestracja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) oraz konfiguracji dostępu dla użytkowników.
- Wsparcie w uzyskaniu i obsłudze pieczęci kwalifikowanej służącej do uwierzytelniania w KSeF.
- Udostępnienie Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego – narzędzia do obsługi faktur ustrukturyzowanych w KSeF, umożliwiające wystawianie i odbieranie e-faktur oraz integrację z systemami ERP.
- Automatyczna dystrybucja faktur zakupu odebranych w KSeF na wskazany adres mailowy.
- Integracja z KSeF workflow służącego do akceptacji faktur kosztowych pobranych z KSeF oraz konfiguracja odpowiednich ścieżek akceptacji.
- Skan faktur scamowych, dostęp do serwisu identyfikującego potencjalne wyłudzenia fakturowe.
- Przeprowadzenie testów technicznych i biznesowych, weryfikacja poprawności procesów fakturowania oraz integracji systemów ERP z KSeF, zgodnie z aktualnymi wymaganiami Ministerstwa Finansów.
- Analiza przypadków błędnie wystawionych faktur, identyfikacja nieprawidłowości w fakturach ustrukturyzowanych oraz rekomendacje działań naprawczych.
- Test poprawności działania wdrożonych rozwiązań oraz integracji systemów ERP z Krajowym Systemem e-Faktur.
FAQ
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana (e-faktura) to faktura w postaci elektronicznej, wystawiona przy użyciu systemu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym. Faktury te zapisane są w formacie XML, wygenerowanym zgodnie ze strukturą logiczną tzw. schematem XSD. Wystawienie e-faktury następuje poprzez przesłanie jej do systemu, który następnie sprawdza jej poprawność i po pozytywnej walidacji – nadaje jej unikatowy numer.
Dokonuję sprzedaży na rzecz kontrahenta za granicy. Czy faktura wystawiona powinna być również w systemie KSeF?
Tak, faktury dla zagranicznych odbiorców również będą musiały być wystawianie przy pomocy tego systemu. Przesłanie dokumentu bezpośrednio do odbiorcy będzie obowiązkiem po stronie polskiego przedsiębiorcy.
Czy faktury wystawione poza systemem KSeF dalej uznawane są za faktury?
Nie, żadne faktury wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur nie będą uznawane za faktury.
Prowadzę sklep internetowy, moimi klientami są osoby fizyczne. Czy faktury dla tych osób też muszą być wystawione przy pomocy KSeF?
Ministerstwo Finansów początkowo planowało wprowadzić taki obowiązek dla transakcji B2C, ale zrezygnowało z tego założenia. Nie będzie obowiązku wystawiania faktur w KSeF dla konsumentów, ale w nowej strukturze FA(3) będzie to możliwe.
Co w przypadku awarii KSeF?
W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia po wystawieniu offline.
Czym jest KSeF ID?
KSeF ID to unikalny identyfikator nadawany każdej fakturze ustrukturyzowanej w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). KSeF ID potwierdza, że faktura została poprawnie przesłana i zarejestrowana w systemie Ministerstwa Finansów, umożliwia jej identyfikację i weryfikację.
Czy możliwa jest dobrowolna rejestracja w KSeF podmiotów z siedzibą poza Polską?
Tak, podmioty zagraniczne mogą dobrowolnie zarejestrować się w KSeF, o ile posiadają obowiązki w zakresie VAT w Polsce, np. są zarejestrowane jako podatnicy VAT.
Jakie są możliwe sposoby uwierzytelniania w KSeF?
Dostęp do KSeF (Krajowy System e-Faktur) możliwy jest poprzez różne metody uwierzytelniania, w tym profil zaufany, podpis kwalifikowany oraz token KSeF, które zostaną zastąpione kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną oraz certyfikatami KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. certyfikat KSeF, pieczęć staje się podstawową metodą autoryzacji. KR Group wspiera w uzyskaniu i zarządzaniu kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
Jak wykrywać faktury scamowe zanim wyrządzą straty?
Wraz z wystawieniem faktur w KSeF pojawiają się nowe ryzyka, takie jak próba wyłudzeń, „scamu” i „testowania systemu” przez nieuczciwe podmioty. Korzystając z narzędzi KR Group, firmy zyskują dostęp do serwisu identyfikującego potencjalne wyłudzenia fakturowe. System wykorzystuje zaawansowane algorytmy oraz wsparcie AI, analizując między innymi:
- datę założenia spółki;
- zmiany rachunków bankowych;
- weryfikację na białej liście rachunków;
- historię transakcji.
Dzięki połączeniu danych, automatyzacji i sztucznej inteligencji uzyskujemy wysokie prawdopodobieństwo wykrycia, że faktura jest próbą wyłudzenia zanim dojdzie do płatności.
Technologia - lista usług
Skontaktuj się ze mną
