Piotr Klimowicz
Business Development Manager
Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest kluczowe dla każdej organizacji, zarówno w kontekście zgodności z przepisami prawa pracy, jak i ochrony danych osobowych. Akta pracownika mogą być prowadzone w formie tradycyjnej papierowej, w modelu hybrydowym opartym na skanach dokumentów lub w pełni elektronicznie w formie e-Teczek. KR Group oferuje kompleksowe wsparcie w organizacji i prowadzeniu dokumentacji kadrowej w każdej formie.
Dokumentacja pracownicza – dla kogo?
Usługa prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest skierowana do przedsiębiorstw, które chcą uporządkować swoje procesy kadrowe oraz potrzebują bezpiecznego i zgodnego z przepisami systemu archiwizacji danych, niezależnie od tego, czy dopiero rozpoczynają digitalizację, czy już korzystają z nowoczesnych narzędzi HR. Nasza oferta jest skierowana zarówno do małych i średnich przedsiębiorstw, które chcą uprościć prowadzenie dokumentacji, jak i do dużych organizacji, gdzie obsługa kadrowa wymaga skalowalnych i efektywnych rozwiązań.
Dokumentacja pracownicza w KR Group
Wybór odpowiedniego modelu prowadzenia dokumentacji zależy od wielkości przedsiębiorstwa, preferencji dotyczących zarządzania dokumentami i raportowania, ale przede wszystkim od stopnia digitalizacji procesów. Nasze rozwiązania są skalowalne i elastyczne, dlatego sprawdzają się zarówno w małych i średnich przedsiębiorstwach, jak i w dużych korporacjach, które potrzebują bezpiecznych oraz łatwych w obsłudze narzędzi do zarządzania dokumentacją pracowniczą.
Dokumentacja pracownicza – oferta KR Group
- Prowadzenie akt osobowych w tradycyjnej, papierowej formie w fizycznych teczkach w archiwum.
- Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie skanów. Dokumenty podpisywane w formie papierowej są skanowane i przechowywane w systemie HR.
- Prowadzenie pełnej dokumentacji pracowniczej w systemie HR w formie cyfrowej (e-Teczki) wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów, który usprawnia zarządzanie wnioskami, aktualizacjami danych i dokumentami kadrowymi.
- Wsparcie w digitalizacji akt osobowych.
- Wdrożenie elektronicznych teczek pracowniczych zintegrowanych z systemem enova365.
FAQ
Czym są akta osobowe w formie papierowej?
Prowadzenie akt osobowych w tradycyjnej, papierowej formie to wciąż popularny model w wielu firmach. Dokumentacja przechowywana jest w fizycznych teczkach w archiwum działu HR w siedzibie firmy. Dostęp do nich jest ograniczony. Wymaga odpowiedniej organizacji archiwum i przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych oraz prawa pracy, aby zapewnić bezpieczeństwo informacji kadrowych i zgodność z obowiązkami administratora danych. Przechowywanie danych w formie papierowej może być też częścią hybrydowego systemu, w którym papierowa dokumentacja współistnieje z elektronicznymi narzędziami do zarządzania kadrami i płacami.
Jak długo należy przechowywać dokumentację pracownika?
Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej trwa przez wiele lat także po ustaniu stosunku pracy – zazwyczaj jest to okres 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony 1 stycznia 2019 roku lub później albo zostało złożone przez pracodawcę oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA).
Czym jest model hybrydowy prowadzenia dokumentacji pracowniczej?
Model hybrydowy łączy tradycyjne prowadzenie dokumentów papierowych z cyfrowym obiegiem w systemie HR. Dokumenty podpisywane w formie papierowej są następnie skanowane i przechowywane elektronicznie, a oryginały pozostają w archiwum. Ograniczeniem jest konieczność utrzymywania zarówno archiwum papierowego, jak i cyfrowego, a także wdrożenia dodatkowego procesu skanowania dokumentów.
Czym jest e-Teczka?
e-Teczka to model przechowywania akt osobowych w formie elektronicznej w systemie HR z elektronicznym obiegiem dokumentów. Taki model umożliwia bezpieczne przechowywanie danych zgodnie z przepisami RODO i prawa pracy oraz pozwala na szybki dostęp do informacji kadrowych dla pracowników, menedżerów i działu HR. Wymaga wdrożenia systemu informatycznego oraz stosowania podpisów elektronicznych w części procesów. e-Teczka pozwala też w łatwy sposób sprostać wymogom przechowywania dokumentacji pracowniczej także przez wiele lat po ustaniu stosunku pracy (zazwyczaj okres 10 lat).
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów w HR?
Elektroniczny obieg dokumentów to system umożliwiający cyfrowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą i wnioskami kadrowymi bez potrzeby korzystania z papierowych akt. Dzięki niemu procesy HR, takie jak składanie wniosków urlopowych, aktualizacja danych osobowych czy zatwierdzanie delegacji, odbywają się szybciej i sprawniej.
Kadry i płace - lista usług
Skontaktuj się ze mną
