Od 18 października 2026 r. obowiązują nowe zasady wystawiania orzeczeń lekarskich w ramach medycyny pracy. Dokumenty te są obecnie wystawiane co do zasady w postaci elektronicznej, co oznacza istotną zmianę w dotychczasowym obiegu dokumentacji pomiędzy placówką medyczną, pracownikiem a pracodawcą.
Co się zmienia?
Elektroniczne orzeczenia lekarskie
Orzeczenia wydawane po badaniach wstępnych, okresowych i kontrolnych są obecnie wystawiane w postaci elektronicznej i zapisywane w Systemie Informacji Medycznej. Pracownicy mogą uzyskać dostęp do swoich orzeczeń za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta (IKP).
Przepisy przewidują również wyjątki, w których możliwe jest wystawienie dokumentu papierowego, m.in. w przypadku niedostępności odpowiedniego systemu teleinformatycznego.
Nowe zasady przekazywania dokumentów pracodawcy
Istotną zmianą jest sposób przekazywania orzeczeń pracodawcom. Placówka medycyny pracy przekazuje orzeczenie pracodawcy w terminie i w sposób określonych w zawartej z nim umowie.
Oznacza to, że pracodawcy powinni zweryfikować dotychczasowe ustalenia z placówkami medycznymi i upewnić się, że sposób przekazywania dokumentów odpowiada nowym wymaganiom.
Zakres informacji przekazywanych pracodawcy
Pracodawca otrzymuje orzeczenie zawierające informację o zdolności lub przeciwwskazaniach do wykonywania pracy na określonym stanowisku oraz inne informacje przewidziane przepisami. Szczegółowe wyniki badań oraz indywidualne zalecenia zdrowotne, niezwiązane z obowiązkami pracodawcy, pozostają informacjami przeznaczonymi dla pracownika.
Co to oznacza dla pracodawców?
Nowe przepisy nie zmieniają podstawowych obowiązków dotyczących kierowania pracowników na badania profilaktyczne ani konieczności posiadania aktualnego orzeczenia potwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania pracy.
Zmienia się natomiast sposób pozyskiwania i obiegu dokumentów.
Rekomendujemy pracodawcom
- Zweryfikowanie umów z placówkami medycyny pracy, w szczególności zasad i terminów przekazywania orzeczeń lekarskich.
- Ustalenie, w jaki sposób dział HR będzie otrzymywał elektroniczne orzeczenia i potwierdzał ich otrzymanie.
- Dostosowanie wewnętrznych procedur związanych z badaniami wstępnymi, okresowymi i kontrolnymi.
- Zapewnienie odpowiedniego sposobu przechowywania otrzymanych dokumentów w dokumentacji pracowniczej.
- Poinformowanie pracowników o nowych zasadach dostępu do orzeczeń lekarskich.
Ważne: Elektroniczna forma orzeczenia nie zwalnia pracodawcy z obowiązku weryfikacji aktualności badań profilaktycznych. Pracownik nie może zostać dopuszczony do pracy bez aktualnego orzeczenia potwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku.
Wsparcie KR Group
Zmiany w zasadach wystawiania orzeczeń lekarskich stanowią kolejny etap cyfryzacji dokumentacji pracowniczej i wymagają odpowiedniego dostosowania wewnętrznych procesów HR. KR Group wspiera Klientów w prowadzeniu dokumentacji kadrowej, w tym w ewidencjonowaniu terminów ważności badań profilaktycznych oraz przechowywaniu otrzymanych orzeczeń lekarskich, zgodnie z uzgodnionym zakresem świadczonych usług. Rekomendujemy, aby pracodawcy zweryfikowali bezpośrednio ze swoimi dostawcami medycyny pracy zasady przekazywania elektronicznych orzeczeń, a następnie uzgodnili sposób ich udostępniania zespołom odpowiedzialnym za obsługę kadrową.
W przypadku pytań dotyczących przekazywania dokumentów do KR Group zachęcamy do kontaktu z dedykowanym zespołem obsługi kadrowo-płacowej.
