Wnioskowanie o pracę zdalną – warunki i zasady

Definicja pracy zdalnej

Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują nowe przepisy Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej.

Definicję pracy zdalnej określa art. Art.  67¹⁸ kodeksu pracy: pracą zdalną będzie praca polegająca na wykonywaniu swoich obowiązków całkowicie lub częściowo w miejscu zamieszkania pracownika każdorazowo uzgodnionym przez pracownika i pracodawcę, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość

Należy pamiętać:

• miejsce wykonywania pracy zdalnej należy każdorazowo uzgadniać z pracodawcą;
• strony będą musiały uzgodnić wprowadzenie pracy zdalnej w postaci pisemnej lub elektronicznej.

Dokumenty regulujące możliwość wykonywania pracy zdalnej

Decyzja o wykonywaniu pracy zdalnej może być podjęta w momencie:

• zawierania umowy o pracę;
• w trakcie trwania zatrudnienia.

Kto może wystąpić o pracę zdalną?

Zmiana pracy stacjonarnej na pracę zdalną może odbyć się z inicjatywy pracodawcy bądź pracownika. Taka możliwość istnieje zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy:

Pracodawca będzie mógł polecić wykonywanie pracy zdalnej w następujących przypadkach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu;
• w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Pracownik musi potwierdzić w formie oświadczenia, złożonego w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Ważne: Oświadczenie, że pracownik posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej musi zostać złożone bezpośrednio przed wydaniem polecenia.

Wniosek pracownika o pracę zdalną:

Pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez:

• pracownicę w ciąży;
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia;
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
• pracownika - rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
• pracownika - rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe, również po ukończeniu przez nie 18 roku życia;
• pracownika - rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z 4.11.2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem", tj. o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, również po ukończeniu przez nie 18 roku życia.

Ważne: Odmowa udzielenia pracy zdalnej przez pracodawcę powinna być uzasadniona w sytuacji, gdy praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca musi poinformować pracownika na piśmie lub elektronicznie w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Okazjonalna praca zdalna

Nowe przepisy przewidują okazjonalną pracę zdalną. Pracę zdalną będzie można wykonywać okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

• Okazjonalna praca zdalna jest formą pracy zdalnej wykonywaną częściowo, ma być incydentalna i zastosowana wyłącznie  ze względu na potrzeby pracownika.     
• Z inicjatywą takiej formy pracy zdalnej może wystąpić wyłącznie pracownik, składając stosowny wniosek.

Zwrot kosztów związanych z pracą okazjonalną - pracodawca będzie mógł zwrócić pracownikowi koszty bezpośrednio związane z taką pracą. W rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwracane koszty nie będą opodatkowane.

Kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, przestrzegania przepisów BHP, procedur ochrony danych osobowych, odbywać się na zasadach ustalonych z pracownikiem. Rozwiązanie takie zostało wprowadzone, ponieważ zasady wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej nie będą określone w aktach wewnątrzzakładowych.

Wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków

Jeśli praca zdalna została ustalona w czasie trwania stosunku pracy, każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o przywrócenie pracy stacjonarnej.

Strony ustalą termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy nastąpi w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Ważne: Pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków pracy w przypadku pracowników wykonujących pracę zdalną na swój wniosek tj.:

• rodziców dzieci do lat 4;
• pracownicy w ciąży;
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, którzy posiadają orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Zaprzestanie pracy zdalnej jest możliwe, gdy dalsza praca nie może mieć miejsca ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.