Zgodnie z ustawową definicją – faktura ustrukturyzowana (dalej również:- e-faktura), to faktura w postaci elektronicznej, wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
W praktyce e-faktury są to faktury nowego rodzaju, które nie mają postaci tradycyjnej (papierowej lub pliku elektronicznego, np. PDF). Faktury te mają postać pliku w formacie XML, wygenerowanym zgodnie z opublikowaną przez Ministerstwo Finansów strukturą logiczną tzw. schematem XSD. Wystawienie e-faktury następuje poprzez przesłanie jej do KSeF, który sprawdza ją pod względem poprawności formalnej i po pozytywnej walidacji – nadaje jej unikatowy numer.
To właśnie nadanie tego numeru jest równoznaczne z wystawieniem faktury, jej wejściem do obrotu prawnego, a także w tym momencie staje się ona dostępna do pobrania dla odbiorcy.
Ważne
W praktyce e-faktury są wytwarzane w ww. postaci elektronicznej w oprogramowaniu finansowo-księgowym podatnika, które powinno zapewniać możliwość wysyłki faktury do KSeF. Zarówno wysyłanie, jak i pobieranie e-faktur zapewnia ogólnodostępny interfejs API.
Zgodnie z projektowanymi przepisami, podatnicy VAT mający siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski będą zobowiązani wystawiać faktury w formie ustrukturyzowanej.
W komunikacie z 2 lutego 2023 r., MF zapowiada również zmiany założeń KSeF w następującym zakresie:
- Brak obowiązku wystawiania faktur w KSeF dla konsumentów (B2C);
- Wyłączenie z KSeF biletów spełniających funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych);
- Faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone będą mogły być wystawiane
w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.; - W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia po wystawieniu offline;
- Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo z VAT – od 1 stycznia 2025 r.;
- Ma nastąpić również liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
Przepisy wejdą w życie 1 lipca 2024 r., jednak już teraz warto dostosować swoją organizację do nowych wymogów.
KR Group wspiera swoich obecnych i przyszłych Klientów w tych przygotowaniach, oferując wsparcie w zakresie merytorycznym jak i technologicznym.
Plik w formacie PDF do pobrania tutaj.
