Zasady pracy zdalnej ustalone w porozumieniu lub regulaminie pracy powinny regulować zgodnie  z art. 67²⁰ §  6 kodeksu pracy następujące kwestie:

• grupę lub grupy pracowników, które mają być objęte pracą zdalną;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów wykonywania pracy zdalnej;
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy – sprzęt który powierzono pracownikowi niezbędny do wykonywania telepracy musi być zgodny z wymogami BHP;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• procedury ochrony danych osobowych.

Dodatkowe obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną

Zgodnie z art. 67²⁴ kodeksu pracy pracodawca będzie zobowiązany zapewnić pracownikowi:

• materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych;
• pokryć inne niż określone w pkt 2 koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem;
• zapewnić pracownikowi niezbędne do wykonywania pracy zdalnej szkolenia i pomoc techniczną.

W przypadku pracy zdalnej po stronie pracodawcy koniecznie będzie również:

• określenie procedury ochrony danych osobowych przekazywanych pracownikowi wykonującemu pracę zdalną oraz przeprowadzenie, w miarę potrzeb, instruktażu i szkolenia w tym zakresie. Natomiast pracownik będzie musiał potwierdzić (w postaci papierowej lub elektronicznej) zapoznanie się z ww. procedurami oraz będzie zobowiązany do ich  przestrzegania. Nowe przepisy nie precyzują, co powinno znaleźć się w takiej procedurze. Jest jednak oczywiste, że powinna ona przewidywać środki bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Procedura musi być zakomunikowana i egzekwowana;
• przekazanie informacji niezbędnych do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub w inny sposób uzgodniony z pracodawcą;
• równe traktowania (zakaz dyskryminacji) pracowników wykonujących pracę zdalnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy zdalnej;
• umożliwienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

Treść i sposób przekazania informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku wykonywania pracy zdalnej

Jeżeli praca zdalna jest wykonywana na podstawie uzgodnienia dokonanego przy zawieraniu umowy o pracę –  pisemna informacja o warunkach zatrudnienia  o której mowa w art. 29 § 3 kodeksu pracy, powinna dodatkowo zawierać określenie jednostki organizacyjnej, do której jest przypisane stanowisko pracownika oraz wskazanie osób odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem i upoważnionych do przeprowadzenia kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

W przypadku, gdy praca zdalna jest wykonywana na podstawie uzgodnienia zawartego w trakcie zatrudnienia oraz na podstawie polecenia –  pracodawca będzie przekazywał pracownikowi ww. informacje, w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej.