Wraz z wejściem w życie obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przedsiębiorców czeka kilka istotnych zmian w zakresie procesu korygowania i rozliczania faktur korygujących.
Warto wspomnieć o kilku istotnych zmianach w zakresie samego sposobu ich korygowania.
- Co do zasady wszystkie faktury, które objęte są obligatoryjnym KSeF, będą korygowane fakturami korygującymi w postaci ustrukturyzowanej. Dotyczy to również faktur, które zostały wystawione przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF.
- Faktury, dla których nie będzie obowiązku wystawienia w KSeF będą korygowane w dotychczasowej formie.
- Zniknie możliwość korygowania danych na fakturze, poprzez wystawienie przez nabywcę noty korygującej (zarówno dla faktur wystawionych w KSeF jak i poza tym systemem).
- Dopuszczone zostanie głównie ze względów technicznych korygowanie faktur do zera i ponowne wystawienie faktury, sytuacja ta będzie miała miejsce np. w przypadku zastosowania błędnego NIP na fakturze kontrahenta.
Pamiętamy jak nie tak dawno Ministerstwo Finansów wprowadziło tzw. pakiet SLIM VAT który wg. ustawodawcy miał przynieść ulgę podatnikom w zakresie rozliczania faktur korygujących. Zamiast ulgi podatnicy doświadczyli jednak nie lada zamieszania i skomplikowania systemu rozliczeń faktur korygujących. Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF do lamusa pójdą wprowadzone tzw. „uproszczenia” w postaci uzgodnień i spełnienia warunków korekty jako czynników określających sposób rozliczenia faktur korygujących in minus. Wrócimy więc w przypadku faktur udostępnianych nabywcom w innej formie niż faktura ustrukturyzowana do starego dobrego – potwierdzenia otrzymania faktury korygującej!
Dla przypomnienia:
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym ją w tym systemie.
Faktury korygujące - podatek należny
W chwili obecnej, zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT korekta podatku należnego ma miejsce w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem, że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług, określone w fakturze korygującej, oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją.
Po wejściu obowiązkowego KSeF nastąpią istotne zmiany, które w naszej ocenie uproszczą znacznie system - zdarzenia, które będą decydowały o momencie rozliczenia faktur korygujących będą dużo bardziej dookreślone, niż obecnie obowiązujące. Jednak, aby prawidłowo rozliczyć fakturę korygującą w odpowiednim okresie niezbędne jest ustalenie, z którą z poniższych kategorii mamy do czynienia.
Faktury korygujące – ustrukturyzowane
W sytuacji wystawienia korekty zmniejszającej podstawę opodatkowania (in minus), w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, obniżenia tego dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej.
Inne niż ustrukturyzowane faktury korygujące
W sytuacji wystawienia faktury korygującej in minus w innej niż ustrukturyzowana formie, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym sprzedawca otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi.
Faktura korygująca przekazywana poza systemem KSeF
Jeżeli faktura korygująca została przekazana poza systemem KSeF z uwagi np. na to że wystawiona została na rzecz zagranicznego podatnika niemającego obowiązku stosowania tego systemu np. z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej poza Polską lub gdy to stałe miejsce znajduje się w Polsce ale nie bierze udziału w transakcjach dokumentowanych tymi fakturami (FE) obniżenia podstawy opodatkowania, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym sprzedawca otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez tego nabywcę
Korekty wystawione w okresie awarii/niedostępności KSeF.
Rozliczenia in minus faktur korygujących wystawionych w okresie awarii / niedostępności KSeF dokonuje się w okresie zdarzenia, które miało miejsce jako pierwsze tzn. przesłania po ustąpieniu trudności technicznych faktury do KSeF lub potwierdzenia otrzymania faktury korygującej.
Uwaga!
Powyższe zasady stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.
Faktury korygujące bez podatku VAT
Warunku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi, nie stosuje się w przypadku:
- eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
- dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
- sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy;
- gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługi wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi na fakturze korygującej.
W przypadku importu usług oraz dostawy towarów w mechanizmie odwrotnego obciążenia, a także wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, korekty in minus dokonujemy w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna obniżenia podstawy opodatkowania.
UWAGA!
W pozostałych przypadkach korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego pozostają bez zmian!
W przypadku korygowania faktur in plus nadal decydować będzie data zaistnienia przyczyny korekty.
Faktury korygujące podatek naliczony
Faktury korygujące – ustrukturyzowane
W przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego na fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.
Faktury korygujące ustrukturyzowane udostępnione podatnikom zagranicznym poza KSeF
W przypadku korekty in minus, jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej na rzecz zagranicznego podatnika (nieposiadającego w Polsce siedzib ani FE) oraz udostępnił temu nabywcy tę fakturę w sposób inny niż przy użyciu KSeF, nabywca towaru lub usługi jest zobowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym sprzedawca wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej. W przypadku gdyby podatnik wystawił fakturę inną niż ustrukturyzowana oraz udostępnił nabywcy będącym ww. podmiotem zagranicznym w sposób inny niż przy użyciu KSeF, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą.
Inne niż ustrukturyzowane faktury korygujące
W przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, jeżeli podatnik wystawił fakturę inną niż faktura ustrukturyzowana, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą.
Korekty wystawione poza KSeF, które w dalszej kolejności zostały przesłane do KSeF (np. w okresie awarii/niedostępności KSeF).
W przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, jeżeli podatnik wystawił fakturę inną niż faktura ustrukturyzowana, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą, przy czym gdy data otrzymania faktury korygującej przez nabywcę jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę przydzielenia tego numeru.
Komentarz autora
Projekt zmian w zakresie rozliczania faktur korygujących, w naszej opinii jest krokiem w dobrą stroną. Skoro Fiskus w rzeczywistym czasie będzie mógł monitorować rozliczenia podatników , nie ma powodu stosowania niejasnego i budzącego duże kontrowersje systemu opartego o uzgodnienie i spełnienie warunków korekty.
System będzie jednak wymagać nieco większego zaangażowania również ze strony podatników, przynajmniej na początku. Trzeba pamiętać o różnicach w pojęciu wystawienia a otrzymania faktury ustrukturyzowanej, nie zawsze będzie to ta sama data, a może decydować o okresie w którym należy rozliczyć fakturę korygującą. Ponadto, sama data wystawienia może się różnić z uwagi na sposób jej wystawienia, np. co do zasady wystawienie faktury w KSeF oznacza jej przesłania do systemu (pod warunkiem, że system jej nie odrzuci), jednak gdyby faktura ustrukturyzowana został wystawiona w okresie np. awarii systemu, datą jej wystawienia będzie data nadana przez podatnika, a nie data przesłania jej do KSeF, choć w takiej sytuacji, wówczas data przesłania może decydować o okresie w którym należy ją rozliczyć.
Warto już teraz przeanalizować, które z opisanych sytuacji mogą nas dotyczyć oraz w jaki sposób możemy zebrać informacje, na temat zdarzeń determinujących okres rozliczenia korekt.
