Zastąpienie papierowych deklaracji Jednolitymi Plikami Kontrolnymi (JPK), czy odejście od tradycyjnej ewidencji podatkowej było jedynie początkiem e-rewolucji. Zmieniło się zarówno podejście do przygotowywania comiesięcznych rozliczeń, jak i zakres informacji przekazywanych organom podatkowym. Administracja Skarbowa wie o nas i naszych działalnościach coraz więcej. Tym razem jednak historia dotyczy sytuacji, w której to Ministerstwo Finansów i urząd skarbowy właściwy dla rozliczania podatku VAT w ramach szczególnej procedury One Stop Shop musiały współpracować, żeby dostosować własny system do rzeczywistości biznesowej podatników.
Jeden z naszych klientów w 2021 roku, czyli po szeroko komentowanym Brexicie, wybrał Polskę jako tzw. kraj identyfikacji dla rozliczeń VAT od świadczonych usług w jednej z uproszczonych procedur OSS. Zgodnie z przepisami, podatnik z kraju trzeciego może rozliczać VAT w procedurze unijnej OSS od świadczonych na rzecz konsumentów usług elektronicznych w sytuacji, gdy na terytorium kraju identyfikacji posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.
Niestety, w 2021 roku formularze rejestracyjne OSS nie były gotowe na Brexit. Dostępne w tamtym czasie zgłoszenia elektroniczne VIU-R przewidywały bowiem, że Wielka Brytania nadal jest członkiem UE. W ślad za rekomendacją Ministerstwa Finansów, podatnik został zarejestrowany, a siedziba została wskazana „prowizorycznie” w sekcji „Nazwa podmiotu”. Wiele okresów rozliczeniowych później, gdy stosowne formularze zostały zaktualizowane, złożyliśmy w imieniu podatnika aktualizację formularza. Nigdy jednak nie zmienił się stan faktyczny. Podatnik posiadał swoją siedzibę na terytorium Wielkiej Brytanii i lokalizacji tej przez ostatnie 2 lata nie zmienił.
Po przesłaniu do urzędu skarbowego pierwszej po dokonanej aktualizacji deklaracji OSS dostaliśmy jednak informację o jej odrzuceniu. Okazało się, że ministerialny system nie przewiduje wszystkich scenariuszy, o których mowa w przepisach znanych nam szeroko jako tzw. „Pakiet E-commerce”. Według systemu podatnik nieunijny mógł składać deklaracje tylko w procedurze OSS nieunijnej, gdyż nie mogła w nim być odnotowana informacja o stałym miejscu prowadzenia działalności gospodarczej w naszym kraju. System był w tym zakresie nieco dziurawy i tym samym blokował deklaracje naszego klienta. Sprawa została zgłoszona do właściwej komórki Ministerstwa Finansów i po uzyskaniu opinii prawnej z Departamentu Podatku od Towarów i Usług już po tygodniu dostaliśmy informację o dostosowaniu i skutecznej aktualizacji systemu oraz potwierdzenie z samego urzędu skarbowego, że deklaracja może być złożona ponownie.
Tym razem skutecznie. Niewątpliwy sukces okraszony był jednak odrobiną stresu – co bowiem gdyby automatyzacja rozliczeń stanęła na drodze prawidłowego stosowania przepisów prawa i naszej rzeczywistości biznesowej? Gdyby nie nasza interwencja, dla podatnika skutki odrzucenia deklaracji przez system byłyby dotkliwe i bardzo kosztowne, oznaczałyby konieczność tzw. wstecznej rejestracji we wszystkich krajach członkowskich konsumpcji oraz zapłaty podatku wraz z odsetkami za zwłokę.
