Podatnicy zobowiązani do sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych (lub zawierający krajowe transakcje zwolnione z obowiązku przygotowania dokumentacji), których rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym muszą pamiętać o zbliżającym się terminie wysyłki TPR dla dokumentacji sporządzonych w roku 2024. Dla informacji TPR termin ten przypada na 11 miesiąc po zakończeniu roku podatkowego, czyli 1 grudnia 2025 roku, po uwzględnieniu przesunięciu daty z niedzieli.
W celu podpisania informacji TPR niezbędne jest pełnomocnictwo UPL-1 zarejestrowane w Urzędzie Skarbowym.
Ważne!
Kto podpisuje TPR i dlaczego UPL jest takie ważne?
Informacja TPR musi być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania podmiotu. Najczęściej tą osobą jest członek zarządu, a jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wyznaczona osoba z tego organu. W przypadku podmiotu powiązanego będącego przedsiębiorcą zagranicznym posiadającym oddział w Polsce będzie to osoba upoważniona przez przedsiębiorcę zagranicznego do reprezentowania go w oddziale
Niezależnie od sposobu reprezentacji podmiotu, czy też pełnionej funkcji, osoba wyznaczona do podpisania informacji TPR musi posiadać zgłoszone pełnomocnictwo uprawniające do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (UPL-1). Oznacza to, że jeśli TPR jest składany przez członka zarządu, to on również musi posiadać pełnomocnictwo UPL-1 od spółki.
Rola pełnomocnictwa UPL-1 w procesie wysyłki TPR
Pełnomocnictwo UPL-1 jest niezbędne, niezależne od tego czy TPR-C ma zostać podpisany przez pełnomocnika lub członka zarządu.
Podkreślić należy, że nie każdy pełnomocnik może podpisać TPR-C - wyjątek stanowią tylko osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe:
- adwokat,
- radca prawny,
- doradca podatkowy,
- biegły rewident.
Pełnomocnictwo UPL-1 musi być złożone do urzędu skarbowego przed wysyłką TPR, a osoba podpisująca musi posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny oraz numer PESEL lub NIP. Bez tych elementów podpisanie formularza będzie nieskuteczne.
Rejestracja UPL-1
Kluczowe jest, aby pełnomocnictwo zostało złożone do właściwego urzędu skarbowego i zarejestrowane. Urząd skarbowy musi odnotować pełnomocnictwo w swoim rejestrze - dopiero wtedy osoba wskazana w formularzu zyskuje formalne prawo do podpisywania dokumentów elektronicznych w imieniu podatnika.
Z konstrukcji samego druku UPL-1 wynika, że pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych może być złożone na czas określony lub bezterminowo. Raz zarejestrowane pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji obowiązuje co do zasady do czasu jego odwołania przez podatnika.
W praktyce procedura rejestracji UPL-1 zajmuje kilka dni.
Wnioski
O czym należy pamiętać przed wysyłką TPR-C:
- Kwalifikowany podpis elektroniczny - wymagany niezależnie od tego, kto podpisuje TPR-C;
- Numer PESEL lub NIP osoby podpisującej - niezbędny do skutecznego podpisania dokumentu;
- Złożone pełnomocnictwo UPL-1 - wymagane zarówno dla pełnomocnika, jak i członka zarządu podpisującego dokument w imieniu spółki;
- Pełnomocnik musi posiadać odpowiednie kwalifikacje zawodowe - dopuszczalne są tylko: adwokat, radca prawny, doradca podatkowy lub biegły rewident;
- Pełnomocnictwo musi zostać złożone do właściwego urzędu skarbowego i zarejestrowane;
- UPL-1 musi być złożone przed wysyłką TPR-C - pełnomocnictwo nie działa wstecz.
