Rosnąca liczba innowacji technologicznych sprawia, że przedsiębiorstwa szukają sposobów na usprawnienie swoich procesów, zwiększenie efektywności i redukcję kosztów przy jednoczesnym dopasowaniu się do zmian w prawie.
Korzyści automatyzacji procesu księgowania faktur
Jednym z takich rozwiązań jest wykorzystanie e-fakturowania do automatyzacji procesu obiegu i księgowania faktur zakupu. Jakie konkretne korzyści dla przedsiębiorstw można wskazać?
- Mniejsze ryzyko błędów: E-faktury pozwalają na zautomatyzowane wprowadzanie danych do systemu księgowego, co zmniejsza ryzyko błędów ludzkich związanych z przepisywaniem danych z faktury. Schema FA(2) zakłada istnienie pól obowiązkowych, opcjonalnych oraz fakultatywnych, dlatego w momencie, w którym podatnik pomyli się bądź zapomni wypełnić pola obowiązkowego, system odrzuci fakturę, dając możliwość jej poprawienia.
- Automatyzacja księgowania faktur: System e-fakturowania umożliwia zastosowanie mechanizmów, które automatycznie dokonują przypisania miejsca powstawania kosztów zgodnie z wcześniej określonymi regułami.
- Oszczędność kosztów: Eliminacja kosztów związanych z drukiem, dostawą i przechowywaniem papierowych faktur (jako, że ustawodawca zwalnia podatnika z obowiązku przechowywania faktur) może przynieść znaczące oszczędności.
- Łatwiejsze zarządzanie dokumentami: E-faktury przechowywane są elektronicznie, co ułatwia ich zarządzanie, archiwizację i wyszukiwanie. Każda wystawiona faktura ustrukturyzowana posiada unikalny numer KSeF, którą można znaleźć w scentralizowanym systemie. Z tego powodu KSeF nie przewiduje duplikatów faktur, ponieważ technicznie nie ma możliwości ich zgubienia.
Automatyzacja a bezpieczeństwo
Automatyzacja procesu obiegu i księgowania faktur zakupu wymaga odpowiednich zabezpieczeń, takich jak bezpieczeństwo przetwarzanych danych oraz zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem. Należy dokładnie przeanalizować obowiązujące w firmie procesy biznesowe oraz uwzględnić w nich obligatoryjne wymagania prawne wynikające z powstania KSeF-u.
Schema Fa(2), czyli ustrukturyzowane elementy faktury zawiera także nieobowiązkowe dodatkowe pola, w których można wykorzystać skróty, opisy, ciągi znaków ustalone z kontrahentem, aby móc łatwo skategoryzować faktury wedle potrzeb.
Konieczne będzie zadbanie o jakość podawanych danych, aby były zgodne z formatami akceptowanymi przez schemat e-faktury. Końcowym plikiem, który zostaje przesłany do KSeFu jest plik w formacie XML. Ponieważ XML tworzony jest według określonej struktury logicznej, podanie np. daty w nieodpowiednim formacie (regułą jest YYYY-MM-DD) spowoduje odrzucenie faktury przez system.
Rozwiązania informatyczne
Na rynku dostępne są rozwiązania, które pomagają wprowadzać dane w bardziej przyjaznym formacie pliku excelowego. Istnieje możliwość uzupełnienia i wysłania wielu faktur jednocześnie, a także natychmiastowe przeprowadzenie testów technicznych i logicznych. Funkcjonalność ta zwraca informację czy dane zostały poprawnie wprowadzone oraz czy i ewentualnie, gdzie znajdują się nieprawidłowości.
Istnieją na rynku również rozwiązania integrujące KSeF z systemami przeznaczonymi do obiegu faktur kosztowych oraz ich księgowania. Wraz z przyjaznym interfejsem, regułami podziału faktur i rozszerzonymi opcjami wyszukiwania zmiany procesowe na obieg faktur połączony z KSeF może być zmianą na plus w przedsiębiorstwie.
