Należyta staranność VAT, czyli o co pytają audytorzy?
Należytą staranność w zakresie VAT można określić jako serię działań, które powinien podjąć podatnik, a które będą poddane ocenie przez urzędników skarbowych w kontekście rozliczeń VAT związanych z działalnością gospodarczą. Zachowanie należytej staranności przy transakcjach z kontrahentem jest kluczowe dla prawidłowego rozliczania podatku od towarów i usług, umożliwiając ocenę uprawnień podatnika do odliczenia podatku naliczonego.
Z uwagi na brak w przepisach definicji "należytej staranności", Ministerstwo Finansów opublikowało 25 kwietnia 2018 r. dokument pt. "Metodyka w zakresie oceny zachowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych" (dalej: Metodyka), stanowiący zbiór wskazówek dla organów podatkowych. Istotne jest, że dokument ten skierowany został do tychże organów, ale jednocześnie udostępniono go publicznie podatnikom jako pomoc sformułowania zasad oceny ich kontrahentów.
Należyta staranność VAT nie jest zdefiniowana w przepisach, ale organy podatkowe wymagają jej do zachowania prawa do odliczenia VAT.
WAŻNE
Po co należyta staranność VAT?
Zgodnie z ustaleniami Metodyki, odmowa prawa do odliczenia podatku naliczonego jest uzasadniona w każdym przypadku, gdy podatnik dopuszcza się oszustwa lub nadużycia podatkowego. Jednak prawa do odliczenia można odmówić także w sytuacji, gdy podatnik był świadomy lub mógł domyślać się, że jego transakcja wiąże się z oszustwem podatkowym związanym z VAT.
W kontekście powyższego, istotną kwestią jest ocena, czy podatnik zachował należytą staranność podczas zawierania transakcji, uwzględniając obiektywne okoliczności wskazujące na naruszenie prawa podatkowego lub próbę oszustwa.
Jak dochować należytej staranności w VAT?
Metodyka wskazuje na trzy możliwości zachowania należytej staranności:
- Realizacja działań zalecanych w Metodyce;
- Podjęcie innych czynności, które choć nie są wymienione w Metodyce, wskazują na przestrzeganie zasad należytej staranności;
- Wykorzystanie mechanizmu podzielonej płatności (split payment) podczas dokonywania płatności dostawcy, co zapewnia najszerszą ochronę przed ryzykiem oszustwa podatkowego – jednak nie gwarantuje bezpieczeństwa w 100%.
Według stanowiska Ministerstwa Finansów, zakres weryfikacji przeprowadzanej transakcji zależy od jej rozmiaru i wartości oraz rodzaju kontrahenta (czy to nowego, czy też kontynuowanego partnera biznesowego). Zgodnie z Metodyką, rozpoczęcie transakcji z kontrahentem oznacza zawarcie umowy handlowej z podmiotem, z którym podatnik dotychczas nie współpracował, lub kontynuację współpracy z danym kontrahentem, ale w nowym obszarze działalności. Metodyka zakłada, że przy weryfikacji "nowego kontrahenta" należy brać pod uwagę dwa rodzaje kryteriów: formalne, takie jak negatywna weryfikacja statusu kontrahenta jako płatnika VAT lub brak rejestracji w odpowiednich rejestrach, oraz transakcyjne, na przykład znaczące różnice w warunkach dostaw w porównaniu do norm rynkowych.
Metodyka wskazuje również, że transakcje zawierane z stałym kontrahentem powinny być poddane weryfikacji, choć z mniejszym stopniem ryzyka oszustwa podatkowego. Jednakże organy podatkowe powinny uwzględnić kryteria formalne, takie jak regularna weryfikacja statusu podatnika VAT czy posiadanie niezbędnych koncesji, oraz kryteria transakcyjne, jak znaczące różnice cenowe bez uzasadnienia ekonomicznego.
Wytyczne metodyki wskazują, że istnienie okoliczności mających istotne znaczenie dla oceny należytej staranności nie zawsze oznacza, że podatnik nie zachował jej należycie. Z tego powodu organy podatkowe mogą uwzględniać także inne okoliczności transakcji, które uznają za istotne w danym przypadku.
Jak odpowiedzieć na pytanie audytora o należytą staranność?
Aby odpowiedzieć twierdząco na pytania audytorów, czy dochowujemy należytej staranności w VAT – musimy znać metodykę należytej staranności lub z pomocą doświadczonych specjalistów przeprowadzić „Audyt VAT” – czyli ocenić sytuację jednostki na gruncie m. in. należytej staranności VAT. Na pewno jednak nie stanowi dochowania należytej staranności VAT samo zlecenie biuru księgowemu obsługi w zakresie VAT. Dochowanie należytej staranności wymaga posiadania i krytycznej oceny informacji o kontrahentach, które pojawiają się w toku współpracy i posiadać je może tylko podatnik.
Pytania audytorów o należytą staranność to „ostatni dzwonek” dla firm, które jeszcze nie pochyliły się nad zagadnieniem, na nadrobienie zaległości. W momencie wejścia w życie KSeF fiskus w przypadku zidentyfikowania naszego kontrahenta jako podmiotu nierzetelnie rozliczającego VAT od razu będzie dysponować listą nabywców jego towarów / usług odliczających w związku z tym VAT – i to w czasie rzeczywistym. Nietrudno będzie mu skierować do nas swoje kroki; należy zadbać, by miast otwartych drzwi do decyzji wymiarowej napotkał mur „należytej staranności”.
