Z tego artykułu dowiesz się:
- Wymogi dla faktur korygujących w KSeF i poza nim
- Rozliczanie faktur korygujących „in minus” u sprzedawcy
- Rozliczanie faktur korygujących „in minus” u nabywcy
- Noty korygujące to już przeszłość
- Podsumowanie
Z dniem 1 lutego 2026 r. wraz z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF zmieniają się także pewne zasady związane z korygowaniem faktur. Będą one miały wpływ zarówno na obowiązki podatników w zakresie prawidłowego dokumentowania transakcji, jak również na sposób rozliczania faktur korygujących dla celów VAT. Prezentujemy więc najistotniejsze zmiany w tym zakresie.
Wymogi dla faktur korygujących w KSeF i poza nim
Faktury korygujące wystawiane w KSeF będą podlegały tym samym wymogom, co faktury pierwotne, jeśli chodzi o obowiązujący wzór dla faktur ustrukturyzowanych (aktualnie schema FA(3)) oraz zasady wystawiania i udostępniania dokumentów. Dotychczasowy zakres danych wymaganych na fakturach korygujących uprzednio określony ustawie o VAT będzie nadal obowiązywał. Warto zwrócić jednak uwagę na konieczność podawania unikalnego numeru identyfikacyjnego przydzielanego w KSeF, tzw. KSeF ID faktury pierwotnej (art. 106j ust. 2 pkt. 2a). W związku z obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF będzie on nieodłącznym elementem faktury korygującej pozwalającym na jej powiązanie z fakturą pierwotną.
Co do zasady, faktury korygujące do faktur ustrukturyzowanych mogą zostać wystawione dopiero, gdy faktura pierwotna otrzyma numer KSeF ID, jeśli została wystawiona w tzw. trybie offline24 (na podstawie art. 106nda ust.1), podczas niedostępności KSeF (określonej w art. 106ne ust 4) lub podczas awarii KSeF ogłoszonej przez MF zgodnie z art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT. W praktyce, w tego rodzaju przypadkach, okres oczekiwania na wystawienie faktury korygującej może znacznie się wydłużyć, gdyż przepisy uniemożliwiają wystawienie faktury korygującej bez numeru KSeF ID dokumentu pierwotnego.
Nie należy zapominać, że nadal będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym również faktury w postaci papierowej lub elektronicznej, a faktury korygujące będą wystawiane w takiej samej formie z uwzględnieniem dotychczasowych wymogów określonych w ustawie o VAT. Będzie to dotyczyć sytuacji, gdy nie ma obowiązku korzystania z KSeF, w szczególności w przypadku faktur wystawianych przez podmioty nieposiadające w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności bądź na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Rozliczanie faktur korygujących „in minus” u sprzedawcy
Zupełnie inaczej będzie natomiast wyglądać kwestia rozliczania faktur korygujących „in minus”. Dla faktur korygujących wystawionych od 1 lutego 2026 r. zniknął bowiem obowiązek gromadzenia dokumentacji potwierdzającej uzgodnienia i spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania.
Z perspektywy sprzedawcy korzystającego z KSeF standardowa korekta w postaci ustrukturyzowanej „in minus” dotycząca opustów, obniżek cen czy zwrotu towarów (przypadki określone w art. 29a ust. 10 pkt. 1 – 3 ustawy o VAT) bądź stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze, powinna zostać wykazana w rozliczeniu VAT za okres, w którym została wystawiona (przesłana do KSeF).
Podobnie, jeśli faktura korygująca zostanie wystawiona w jednym z trzech szczególnych trybów przewidzianych w ustawie, tj. „offline24” (art. 106nda ust. 1), niedostępności KSeF (art. 106nh ust. 1) lub w czasie awarii (art. 106nf ust. 1) i będzie udostępniona nabywcy w ramach KSeF, wówczas korektę ujmuje się dopiero w dacie jej przesłania do KSeF.
Z kolei faktury wystawione w trybie offline24 lub niedostępności na rzecz nabywców nie posiadających obowiązku korzystania z KSeF (np. podmiotów zagranicznych, osób fizycznych) powinny zostać udostępnione nabywcom poza KSeF i mogą zostać rozliczone w dacie otrzymania potwierdzenia ich odbioru, jeśli nastąpi to przed ich dosłaniem do KSeF. Podobnie wszelkie faktury wystawione w czasie awarii KSeF (art. 106nf ust. 1) mogą być ujęte w dacie ich faktycznego przekazania do nabywców, jeśli ta data jest wcześniejsza niż moment przesłania faktury do KSeF po zakończeniu awarii.
Jeśli chodzi o faktury korygujące wystawiane w innej formie, tj. papierowej lub elektronicznej (np. przez podatników, których obowiązek KSeF nie dotyczy) zgodnie z art. 29a ust. 13a ustawy o VAT należy je ujmować w okresie rozliczeniowym, w którym sprzedawca uzyskał potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę. Dla faktur wystawianych poza KSeF powróci więc konieczność gromadzenia potwierdzeń odbioru faktur korygujących zmniejszających podatek należny.
Zgodnie z nowym brzmieniem art. 29a ust. 15 warunek posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę nie ma zastosowania m.in. do:
- eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
- dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza Polską;
- sprzedaży: energii, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii i gazu, usług telekomunikacyjnych oraz innych usług (określonych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT);
- szczególnej sytuacji, gdy sprzedawca zobowiązany do uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej, mimo dołożonych starań, nie może go uzyskać, ale będzie musiał wówczas dysponować dowodami potwierdzającymi próby doręczenia faktury korygującej, jak też wskazującymi, że nabywca ma wiedzę o „nowych” warunkach transakcji.
Rozliczanie faktur korygujących „in minus” u nabywcy
Dla nabywcy zobowiązanego do obniżenia kwoty podatku naliczonego sytuacja wydaje się prosta, gdyż powinien go dokonać w dacie otrzymania faktury korygującej. Jeśli jednak nie skorzystał jeszcze z prawa do odliczenia VAT z faktury pierwotnej to taką korektę należy ująć w tym samym okresie, w którym wykaże pierwotny zakup (art. 86a ust. 19a ustawy o VAT).
Należy jednak pamiętać, że dla faktur ustrukturyzowanych ustawa o VAT przewiduje założenie, iż data jej otrzymania przez nabywcę przy użyciu KSeF jest tożsama z datą przydzielenia jej numeru KSeF ID (art. 106 na ust. 3). Zatem dla podatników korzystających z KSeF data nadania numeru KSeF ID będzie jednocześnie datą odbioru dokumentu (nawet jeśli fizycznie zostanie pobrana z systemu w późniejszym dniu), zarówno dla faktur wystawionych w trybie online, offline24, jak i niedostępności.
Jeśli jednak faktury zakupowe wystawione w KSeF odbierane są w innej (uzgodnionej) formie ze względu na status nabywcy, w szczególności przez podmioty zagraniczne niezobowiązane do korzystania z KSeF, o dacie ujęcia takiej korekty przez nabywcę będzie decydował faktyczny moment jej odbioru. Analogicznie rzeczywista data odbioru będzie decydować o momencie rozliczenia faktury korygującej wystawionej prawidłowo poza KSeF, w formie papierowej lub elektronicznej, jak również w okresie trwania awarii KSeF, o ile w tym ostatnim wypadku data przydzielania numeru KSeF ID jest późniejsza.
Noty korygujące to już przeszłość
Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF znika również możliwość wystawiania not korygujących, którymi nabywca mógł jeszcze do końca stycznia 2026r. poprawić pewne pomyłki niedotyczące kwot czy podatku (np. w dacie dostawy, adresie czy numerze NIP nabywcy, nazwie towaru). Art. 106k ustawy o VAT, dotychczas regulujący zasady wystawiania not korygujących, został bowiem uchylony z dniem 1 lutego 2026 r., a co za tym idzie wszelkie błędy, które pojawią się na fakturach – niezależnie od tego, czy wystawionych w KSeF czy też poza tym system – będą mogły zostać skorygowane jedynie przez sprzedawcę w formie faktury korygującej.
Warto tutaj wspomnieć o wyjątkowym przypadku, gdzie na fakturze wystawionej w KSeF pojawi się błędny NIP nabywcy (pomimo wskazania innych prawidłowych danych kontrahenta), co jeszcze do końca stycznia 2026 r. mogło zostać „naprawione” notą korygującą. Jednak w KSeF dokument taki będzie dostępny dla podmiotu, którego NIP został nieprawidłowo użyty. W związku z tym MF wskazuje, że należy w takiej sytuacji wystawić fakturę korygującą „do zera” odnoszącą się do tego rodzaju błędnej faktury, a następnie wystawić prawidłową fakturę z właściwym NIP nabywcy.
Podsumowanie
Zmiany wprowadzone dnia 1 lutego 2026 r. w związku z obowiązkiem KSeF niewątpliwie uproszczą rozliczanie faktur korygujących zarówno u sprzedawców, jak i nabywców korzystających z KSeF, gdyż z reguły data przesłania korekty do KSeF będzie decydowała o momencie rozliczenia VAT. Jednocześnie podatnicy zostali zwolnieni z wcześniejszego obowiązku gromadzenia dokumentacji w zakresie uzgodnień i spełniania warunków do korekt. Co więcej, wszelkiego rodzaju błędy będą musiały być teraz korygowane wyłącznie przez sprzedawców. Jednak dla faktur wystawianych poza KSeF powróci obowiązek gromadzenia potwierdzeń ich odbioru.
