Z tego artykułu dowiesz się:
- Czym jest KSeF i kiedy wchodzi w życie?
- Czym jest pakiet VIDA?
- Jakie są korzyści wprowadzenie KSeF w Polsce?
KSeF
Choć od 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla większości polskich podatników VAT, zagraniczne podmioty zarejestrowane do VAT w Polsce, które nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium RP, są z tego obowiązku wyłączone.
W tym kontekście, nie sposób pominąć prac Komisji Europejskiej w zakresie cyfryzacji tj. pakiet VIDA (VAT in the Digital Age), który wprowadzi:
- obowiązkowe e-fakturowanie w transakcjach wewnątrzunijnych;
- raportowanie transakcji w czasie rzeczywistym (near real-time);
- ujednolicenie formatów faktur elektronicznych w całej UE;
- zastąpienie systemu VIES nowym systemem wymiany danych VAT.
Pakiet VIDA
Pakiet VIDA ma wejść w życie stopniowo od 2028 roku, ale już teraz wpływa na krajowe przygotowania, w tym w Polsce.
Trudno w tym momencie przewidzieć w jaki sposób obowiązek ten zostanie zrealizowany w Unii Europejskiej przez poszczególne kraje, ale zakładając prace poczynione przez niektóre państwa, należy spodziewać się, że systemy krajowe zostaną zaadaptowane do obowiązków wynikających z pakietu VIDA.
Ogólnoświatowe trendy w zakresie e-fakturowania wskazują, iż e-fakturowanie w perspektywie kilku, może kilkunastu lat stanie się ogólnoświatowym standardem i z czasem nie będzie w tym zakresie wyjątków. Dlatego pomimo (moim zdaniem tymczasowego) braku obowiązku, warto rozważyć dobrowolne korzystanie z KSeF, ponieważ niesie ono ze sobą szereg korzyści.
Korzyści z KSeF? Jakie?
1. Szybszy zwrot VAT
Jedną z najważniejszych korzyści KSeF jest możliwość skorzystania z przyspieszonego zwrotu VAT – nawet w ciągu 40 dni zamiast standardowych 60, pod warunkiem spełnienia określonych warunków ustawowych. Dla zagranicznych podmiotów, które regularnie ubiegają się o zwrot VAT w Polsce, może to oznaczać znaczną poprawę płynności finansowej.
2. Usprawnienie obiegu dokumentów
KSeF umożliwia automatyzację procesów fakturowania, co przekłada się na:
- eliminację błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych;
- eliminacje błędów oraz konieczność weryfikacji danych po systemach OCR;
- brak konieczności przygotowywania duplikatów faktur;
- brak obowiązku samodzielnej archiwizacji dokumentów;
- ułatwiania w zakresie rozliczania faktur korygujących;
- łatwiejsze zarządzanie fakturami w ramach systemów ERP.
Dla zagranicznych firm, które współpracują z polskimi kontrahentami, może to oznaczać lepszą integrację z lokalnymi procesami księgowymi poprzez ustandaryzowanie danych na fakturach, oraz procesów związanych z fakturowaniem.
3. Usprawnienie raportowania VAT
Dzięki ustrukturyzowanej formie faktur i ich automatycznemu przesyłaniu do KSeF:
- dane do JPK_VAT mogą być generowane automatycznie;
- zmniejsza się ryzyko błędów w deklaracjach;
- łatwiej jest identyfikować transakcje i przypisywać je do odpowiednich okresów rozliczeniowych;
- możliwa jest integracja z systemami ERP i automatyczne księgowanie.
Oznacza to znaczną oszczędność czasu i redukcję ryzyka błędów. Wymaga to odpowiedniego przygotowanie zakresu danych w e-fakturach, ale jak to wskazałem powyżej trud ten może przynieść znaczne oszczędności, ponieważ przy odpowiednim zarządzeniu tym procesem zarówno ewidencja VAT jak i deklaracja VAT, mogą zostać wygenerowane automatycznie.
4. Zarządzanie ryzykiem i należyta staranność
Korzystanie z KSeF wymaga nadania odpowiednich uprawnień do wystawiania i odbierania faktur. Obowiązek ten jeśli jest wykonywany w sposób przemyślany znacznie ograniczy ryzyka związane z błędnym lub nieuprawnionym ingerowaniem w ten proces przez osoby nieuprawnione. W tym kontekście do zadań podatnika należy:
- wdrożenie procedur kontroli dostępu – kto i na jakich zasadach może wystawiać faktury w imieniu podmiotu;
- dokumentowanie procesu nadawania i odbierania;
- system KSeF umożliwia nadawanie uprawnień przez e-Urząd Skarbowy, co pozwala na centralne zarządzanie dostępem i jego audyt.
Dla zagranicznych podmiotów, które często delegują obowiązki lokalnym przedstawicielom lub biurom rachunkowym, jasne zasady nadawania uprawnień w KSeF są kluczowe dla bezpieczeństwa podatkowego. Wyżej opisane czynności są przejawem działania z należytą starannością, które ograniczą ryzyko nadużyć, błędów lub wystawienia faktur przez osoby nieuprawnione. Szczególnie ważne jest to w kontekście nie tak dawnego stanowiska Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej wyrażonego w wyroku z dnia 30 stycznia 2024 r. w sprawie C-442/22, zgodnie z którym w sytuacji gdy pracownik wystawił fałszywą fakturę wykazującą VAT, posługując się tożsamością pracodawcy jako podatnika bez jego wiedzy i zgody, pracownika tego należy uznać za osobę wykazującą VAT, chyba że podatnik ten nie dochował należytej staranności, rozsądnie wymaganej w celu kontrolowania działań wspomnianego pracownika.
5. Wiarygodność i transparentność
Korzystanie z KSeF zwiększa wiarygodność podatnika w oczach polskich kontrahentów i organów skarbowych. Faktury wystawiane w systemie są automatycznie przekazywane do administracji podatkowej, co ułatwia kontrole i zmniejsza ryzyko sporów podatkowych. Wczesne wykrycie błędów przez organy skarbowe nie tylko mogą pomóc w uniknięciu kosztownych odsetek, sankcji ale często tak jak w przypadku wprowadzenia raportowania JPK, może skończyć się tylko na wskazaniu błędu lub wątpliwości, umożliwiając jego poprawę przez podatnika.
6. Lepsza komunikacja z kontrahentami
Choć zagraniczni kontrahenci nie mają dostępu do KSeF, faktury wystawione w systemie mogą być przekazywane poza nim – np. w formacie PDF z kodem QR. Umożliwia to łatwą weryfikację dokumentu i może być postrzegane jako profesjonalne podejście do fakturowania.
Naszym zdaniem
Choć zagraniczni podatnicy VAT zarejestrowani w Polsce, którzy nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, nie są zobowiązani do korzystania z KSeF, dobrowolne wdrożenie systemu może przynieść im realne korzyści. Od szybszego zwrotu VAT, przez usprawnienie procesów księgowych, po zwiększenie transparentności – KSeF może stać się narzędziem wspierającym efektywne prowadzenie działalności na polskim rynku, ale również przygotuje podatników, do okresu wdrażania pakiet VIDA wskazując obszary które będą musiały ulec analizie.
Wsparcie KR Group
Pozostało już niewiele czasu na przygotowanie się do wdrożenia nowych przepisów. Implementacja KSeF to proces złożony i wymaga odpowiedniego dostosowania obowiązujących procesów. Każdy dzień zwłoki zwiększa ryzyko niewprowadzenia niezbędnych zmian w terminie, z tego względu rekomendujemy rozpoczęcie działań przygotowawczych już teraz.
Aby bezpiecznie i efektywnie przeprowadzić proces wdrożenia KSeF w Państwa organizacji, a jednocześnie zdążyć w przewidzianym przez ustawodawcę terminie, bardzo prosimy o kontakt.
