W dobie rosnącej automatyzacji procesów księgowych, coraz więcej sprzedawców e-commerce decyduje się na korzystanie z narzędzi, które automatycznie pobierają dane sprzedażowe z platform takich jak Amazon i generują deklaracje VAT. Choć takie rozwiązania oferują wygodę i oszczędność czasu, niosą ze sobą również istotne ryzyka, o których warto pamiętać.
W naszej praktyce spotkaliśmy się z kilkoma problemami, które mogą powodować poważne problemy.
Narzędzia do automatyzacji w Amazon - problemy
Jednym z nich i prawdopodobnie ojcem większości kolejnych jest ograniczona albo brak weryfikacji okresowej raportów, na podstawie, których tworzone są deklaracje VAT.
Generalnie idea jest taka, że narzędzie ma być automatyczne, i jest to niewątpliwie największa zaleta tego typu rozwiązań, jednak naszym zdaniem automatyzacja powinna być stale monitorowana.
Jakość danych zaciąganych do raportów, a potem odkodowanych przez automatyczne narzędzia jest niezwykle istotna pod kątem podatkowym.
Zmiana w strukturze raportów
Po pierwsze mogą wystąpić zmiany w strukturze raportu w ramach jednej platformy sprzedażowej. Automatyczne systemy opierają się na danych pobieranych z platformy sprzedażowej. Jeśli dane są niekompletne, błędne lub niezsynchronizowane (np. różnice między datą sprzedaży a datą wysyłki), może dojść do nieprawidłowego rozliczenia, choćby poprzez zastosowanie błędnego kursy waluty do określenia wartości podatku.
Modele sprzedaży a nowe wymagania?
Platformy sprzedażowe w ramach działalność proponują kilka modeli sprzedaży i modele te tez są zmieniane w celu dostosowania ich do warunków gospodarczych, prawnych itd. Zmiany te mogą powodować np. konieczność rejestracji do celów VAT w krajach, w których do tej pory rejestracja nie była wymagana.
Dane
Oprócz danych pochodzących z raportów wygenerowanych przez platformy sprzedażowe, w deklaracji VAT podatnicy ujmują dane pochodzące z transakcji zakupu towarów, w ramach różnych ich typów np.: importu towarów, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, zakupów lokalnych, a także zakupów usług. Podatnicy mogą dokonywać sprzedaży poza platformami sprzedażowymi, również te transakcje, nie będą ujęte w raportach i wówczas należy je także rozliczyć w deklaracji VAT. Poza tym, ze trzeba je przekazać do podmiotu obsługującego automatyczne narzędzie do rozliczania VAT, trzeba również wskazać jak powinno zostać ujęte w deklaracji. Nie zawsze transakcję ujmuje się po jednej stronie podatku VAT (naliczonego/należnego) czasami są one ujęte po obu stronach, w skrajnych sytuacjach zakup może być ujęty po obu stronach ale w różnych wartościach VAT. Przy wyborze narzędzia powinniśmy zastanowić się czy podmiot ten posiada zasoby kadrowe, które mogą zapewnić wsparcie w tym zakresie, a nie jedynie żądać przekazania danych w odpowiednim formacie.
Branża e-commerce, jest branżą szczególnie wrażliwą na zmiany i możliwość wystąpienia błędów w raportowaniu podatkowym.
Poza agregacją danych jest szczególnie narażona na zmiany w otoczeniu prawny i to nie tylko na poziomie lokalnym ale również europejskim a nawet światowym. Nie zapominajmy o tym, że oprócz Państw UE, inne państwa też zauważyły nadużycia występujące w sprzedaży wysyłkowej i uszczelniły swoje system podatkowe. Niektóre z nich wprowadziły uproszczenia podobne do OSS np. procedura VOEC w Norwegii. Dostosowanie wszystkich procedur do kilku porządków prawnych może być trudne i może generować wiele ryzyk. Z naszego doświadczenia wiemy, że błędy w raportowaniu, mogą osiągać bardzo duże kwoty, co wiąże się z narażeniem na wysokie odsetki o raz kary.
Choć narzędzia automatyzujące mogą znacznie uprościć procesy księgowe, to sprzedawca nadal ponosi pełną odpowiedzialność za poprawność danych i zgodność z przepisami.
Zdaniem eksperta KR Group
Rekomendacje dla sprzedawców:
- Regularnie audytuj dane generowane przez narzędzie – najlepiej z pomocą doradcy podatkowego.
- Śledź zmiany w przepisach podatkowych w krajach, w których prowadzisz sprzedaż.
- Zachowuj kopie dokumentów źródłowych, nawet jeśli system je automatycznie przetwarza.
- Nie polegaj wyłącznie na automatyzacji – wprowadź ręczne kontrole w kluczowych punktach procesu.
- Wybieraj narzędzia z lokalnym wsparciem i doświadczeniem w obsłudze e-commerce w UE.
