Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko zmiana sposobu wystawiania i obiegu dokumentów, ale również szereg zmian w ustawie o VAT, które mają umożliwić prawidłowe funkcjonowanie faktur ustrukturyzowanych.
Jednym z praktycznych zagadnień, które może budzić wątpliwości, jest ustalenie daty wystawienia faktury w KSeF. Czy decydująca jest data przesłania faktury do systemu, czy data wskazana przez podatnika na fakturze, tj. w polu P_1 struktury logicznej FA?
Pytanie to ma istotne znaczenie praktyczne - data wystawienia faktury co do zasady nie konstytuuje momentu powstania obowiązku podatkowego, ale od tej zasady istnieją wyjątki. W przypadku niektórych transakcji, np. usług budowlanych, prawidłowe ustalenie daty wystawienia faktury może mieć kluczowe znaczenie.
Z tego artykułu dowiesz się:
- czy KSeF uprościł zasady ustalania daty wystawienia faktury?
- jakie znaczenie ma pole P_1 w strukturze faktury?
- kiedy decyduje data przesłania faktury do KSeF?
- jak tryb wystawienia faktury wpływa na jej datę?
- jak ustalić datę wystawienia w przypadku trybu offline24, niedostępności KSeF, trybu awaryjnego oraz awarii całkowitej?
Data wystawienia faktury – punkt wyjścia
Data wystawienia faktury wydaje się pojęciem intuicyjnym. Jest to dzień, w którym faktura została rzeczywiście wystawiona. Nie dzień wcześniejszy, nie dzień późniejszy, ale moment, w którym dokument został sporządzony i wystawiony przez podatnika.
KSeF komplikuje jednak to zagadnienie, ponieważ faktura ustrukturyzowana funkcjonuje w określonym środowisku technicznym i prawnym. Oznacza to, że oprócz samej daty wskazanej na fakturze znaczenie może mieć także moment przesłania dokumentu do KSeF.
Punktem wyjścia jest art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem faktura powinna zawierać datę wystawienia. W przypadku faktury ustrukturyzowanej będzie to data wskazana w polu P_1 struktury logicznej faktury.
Jednocześnie art. 106na ustawy o VAT przewiduje, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
Na pierwszy rzut oka może więc pojawić się wątpliwość: jeśli faktura zawiera datę wystawienia w polu P_1, ale ustawa wskazuje dzień przesłania do KSeF jako dzień wystawienia faktury ustrukturyzowanej, to która z tych dat jest decydująca?
Tryb online – data przesłania do KSeF
W podstawowym trybie online faktura jest wystawiana przez przesłanie pliku XML do KSeF. W tym przypadku datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data przesłania jej do KSeF.
W praktyce oznacza to, że data wskazana w polu P_1 powinna być zgodna z datą przesłania faktury do systemu.
Jeżeli więc podatnik wystawia fakturę w trybie online i przesyła ją do KSeF tego samego dnia, który został wskazany w polu P_1, nie powinno być wątpliwości. Datą wystawienia faktury będzie data przesłania do KSeF, zgodna z datą wskazaną w polu P_1.
Co, jeśli data P_1 jest wcześniejsza niż data przesłania do KSeF? Tryb offline24
Wątpliwości pojawiają się wtedy, gdy data wskazana w polu P_1 jest wcześniejsza niż data faktycznego przesłania faktury do KSeF. W takiej sytuacji znaczenie ma art. 106nda ustawy o VAT, dotyczący trybu offline24. Zgodnie z tym trybem podatnik może wystawić fakturę w postaci elektronicznej zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną, a następnie przesłać ją do KSeF w przewidzianym terminie.
W przypadku trybu offline24 za datę wystawienia faktury uznaje się datę wskazaną przez podatnika na fakturze, czyli datę z pola P_1.
Istotny jest również art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że jeżeli data przesłania faktury ustrukturyzowanej do KSeF jest późniejsza niż data wskazana na fakturze, taką fakturę uznaje się za fakturę wystawioną w trybie offline24.
Jeżeli podatnik wskaże w polu P_1 wcześniejszą datę, a fakturę prześle do KSeF później, to co do zasady nie należy ustalać daty wystawienia wyłącznie według momentu przesłania do KSeF. W takim przypadku decydująca będzie data wskazana w polu P_1, a faktura będzie traktowana jak wystawiona w trybie offline24.
Pole P_1 jako kluczowy element faktury
W praktyce pole P_1 ma więc bardzo istotne znaczenie. To właśnie w tym polu podatnik wskazuje datę wystawienia faktury.
Nie oznacza to jednak, że data przesłania do KSeF jest bez znaczenia. Przeciwnie, data przesłania pozwala ocenić, czy faktura została wystawiona w trybie online, czy też zastosowanie znajdą zasady właściwe dla trybu offline24.
Można więc przyjąć następujące rozróżnienie:
| Sytuacja | Data wystawienia faktury | Komentarz praktyczny |
| Faktura jest wystawiana w trybie online, przesłana do KSeF w dniu wskazanym w polu P_1 | data przesłania faktury do KSeF | W trybie online data przesłania do KSeF powinna być zgodna z datą wskazaną w polu P_1. |
| Faktura jest wystawiana w trybie offline24, w tym również wtedy, gdy data przesłania faktury do KSeF jest późniejsza niż data wskazana w polu P_1 | data wskazana w polu P_1 | Sam fakt późniejszego przesłania faktury do KSeF nie oznacza jeszcze niedostępności ani awarii KSeF. Jeżeli nie wystąpił formalny komunikat o niedostępności lub awarii, faktura jest traktowana jak wystawiona w trybie offline24. |
| Faktura jest wystawiana w trybach szczególnych związanych z funkcjonowaniem KSeF, tj. w okresie niedostępności KSeF albo w trybie awaryjnym | data wskazana w polu P_1 | Te tryby mają zastosowanie tylko wtedy, gdy niedostępność albo awaria KSeF została formalnie ogłoszona. |
| Faktura jest wystawiana w przypadku awarii całkowitej KSeF | data wskazana przez podatnika na fakturze | W tym przypadku faktura jest wystawiana poza KSeF, w postaci papierowej albo elektronicznej, dlatego nie zawsze będziemy mówić o polu P_1. |
Niedostępność KSeF
Ustawa przewiduje również tryb offline związany z niedostępnością KSeF. Zgodnie z art. 106nh ustawy o VAT, do faktur wystawianych w tym trybie stosuje się odpowiednio część przepisów dotyczących trybu offline24.
W praktyce oznacza to, że datą wystawienia faktury w okresie niedostępności KSeF jest data wskazana przez podatnika na fakturze, czyli data z pola P_1.
Tryb awaryjny
Kolejnym szczególnym trybem jest tryb awaryjny, uregulowany w art. 106nf ustawy o VAT. Również w tym przypadku ustawodawca wprost wskazuje, że za datę wystawienia faktury uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, czyli datę wskazaną przez podatnika na fakturze.
W przypadku faktury wystawianej według struktury logicznej będzie to data wskazana w polu P_1.
Awaria całkowita
Odrębnie należy potraktować przypadek awarii całkowitej KSeF. W takiej sytuacji podatnik wystawia faktury poza KSeF - w postaci papierowej albo elektronicznej.
W przypadku awarii całkowitej zastosowanie znajdują ogólne zasady wynikające z ustawy o VAT. Oznacza to, że datą wystawienia faktury będzie data wskazana przez podatnika na fakturze.
Podsumowanie
Ustalenie daty wystawienia faktury w KSeF wymaga uwzględnienia trybu, w jakim faktura została wystawiona. W podstawowym trybie online faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. W praktyce data ta powinna być zgodna z datą wskazaną przez podatnika w polu P_1.
Jeżeli jednak data przesłania faktury do KSeF jest późniejsza niż data wskazana w polu P_1, faktura jest traktowana jak wystawiona w trybie offline24. W takim przypadku datą wystawienia faktury jest data wskazana przez podatnika w polu P_1.
Analogiczna zasada obowiązuje w przypadku trybu offline związanego z niedostępnością KSeF oraz trybu awaryjnego. W obu przypadkach datą wystawienia faktury jest data wskazana na fakturze, czyli w praktyce data z pola P_1.
W przypadku awarii całkowitej podatnik wystawia fakturę poza KSeF - w postaci papierowej albo elektronicznej, a datę wystawienia ustala się zgodnie z zasadami ogólnymi. W konsekwencji pole P_1 pozostaje kluczowym elementem faktury. Data przesłania dokumentu do KSeF ma natomiast znaczenie przede wszystkim dla ustalenia, czy faktura została wystawiona w trybie online, czy też zastosowanie znajdą zasady właściwe dla jednego z trybów szczególnych.
