Czy jesteś gotowy na kontrolę PIP?

Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy

Na początku września na rządowych stronach pojawił się projekt ustawy, który może znacząco wpłynąć na rynek pracy – inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy mają zyskać możliwość wydawania decyzji administracyjnych, przekształcających umowy cywilnoprawne w umowy o pracę.

Inspektor PIP skorzysta z tych uprawnień, jeśli w toku kontroli ustali, że umowa zlecenia, kontrakt B2B (Business-to-Business) lub umowa o dzieło spełnia przesłanki stosunku pracy, o których mowa w art. 22 §1 Kodeksu Pracy.

Ważne!

Decyzja inspektora PIP ma być skuteczna od momentu jej wydania. Odwołanie od decyzji nie powstrzyma jej efektów „na przyszłość” (od dnia wydania). Równocześnie w toku ewentualnego procesu sądowego to pracodawca będzie zobowiązany do wykazania, że nie doszło do nawiązania stosunku pracy — to na nim spoczywa ciężar dowodu.

Projekt przewiduje także znaczące podwyższenie kar finansowych dla pracodawców – na przykład podwyższenie kary za zawarcie umowy cywilnoprawnej tam, gdzie zgodnie z przepisami powinna obowiązywać umowa o pracę nawet do 60 000 złotych.

Konsekwencje przekształcenia

Konsekwencje przekształcenia umowy B2B w umowę o pracę „na przyszłość” (od dnia wydania decyzji) obejmują w szczególności:

• objęcie kontrahenta przepisami Kodeksu pracy – kontrahent staje się formalnie pracownikiem, wobec czego pracodawca powinien np. utworzyć jego akta osobowe, skierować go na badania lekarskie, zapewnić prawa pracownicze, zgłosić do ZUS;
• kontrahent przestaje wystawiać faktury oraz samodzielnie odprowadzać zaliczki na PIT – obowiązek ten przejmuje pracodawca zgodnie z regulacjami prawa pracy;
• jeśli kontrahent nie wykonuje działalności gospodarczej w innym zakresie np. nie świadczy usług dla innych klientów, powinien wykreślić swoją działalność z CEIDG oraz wyrejestrować się z ZUS-u – obowiązki odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne przejmie pracodawca.

Wniesienie odwołania od decyzji PIP nie wstrzymuje wskazanych powyżej skutków.

W kontekście skutków „na przeszłość” (do dnia wydania decyzji) pojawia się dużo więcej niejasności:

• konsekwencje „na przeszłość” wejdą w życie po upływie terminu odwołania od decyzji, a w razie jego wniesienia – prawomocnego orzeczenia sądu;
• ryzyko pracodawcy to przede wszystkim potraktowanie wynagrodzenia wypłacanego na konto kontrahenta przez okres 5 ostatnich lat współpracy jako kwoty „netto”, oraz jej „ubruttowienie” zgodnie z warunkami umów o pracę – a zatem naliczenie zaliczek na PIT i składek ZUS. To pracodawca jest płatnikiem tych składników wynagrodzenia, a zatem odpowiada za ich prawidłowe naliczenie i odpowiedzenie. W praktyce oznacza to, iż organy mogą kierować swoje roszczenia w kierunku pracodawców zarówno w odniesieniu do kwot opłacanych przez pracodawcę, jak i pracownika. Pracodawca może ewentualnie domagać się zwrotu części środków od pracownika na drodze cywilnoprawnej;
• ryzyko pracownika to zaległe składki na ubezpieczenia społeczne oraz znaczna dopłata PIT – w zależności od sposobu opodatkowania działalności gospodarczej konsekwencje mogą się od siebie różnić – problemem może być zwłaszcza brak uwzględnienia kosztów uzyskiwania przychodów w odprowadzanym PIT (takich jak choćby typowy koszt leasingu auta). Płatnikiem składek ZUS i zaliczek na PIT jest pracodawca, jednak może on dochodzić zapłaty środków od pracownika w postępowaniu cywilnym.

Obie strony umowy ponoszą także ryzyko na gruncie podatku VAT:

• pracodawca, który odliczył VAT z otrzymanej faktury a kwotę netto uznał za koszt uzyskania przychodu musi liczyć się z ryzykiem daleko idących korekt rozliczeń lub posądzenia o oszustwa podatkowe;
• pracownik naraża się na ryzyko zarzutu wystawiania „pustych faktur”, co obecnie jest bardzo surowo traktowane przez prawo – za przestępstwa fakturowe grozi nawet do 25 lat pozbawienia wolności (w zależności od wartości faktur).

Na chwilę obecną projekt ustawy nie zawiera regulacji ograniczających powyższe ryzyka w zakresie podatku VAT.

Jak należy przygotować się na zmiany?

W obliczu tak istotnych zmian warto zawczasu przygotować się na ewentualną kontrolę.

Stosunek pracy zachodzi, gdy pracownik wykonuje pracę za wynagrodzeniem, na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego określonym. Zawarcie umowy cywilnoprawnej w odniesieniu do stosunku, który wypełnia powyższe warunki może wiązać się z opisanymi ryzykami. Aby je ograniczyć firmy powinny świadomie przeanalizować różnice pomiędzy kontraktem B2B a umową o pracę oraz zadbać o rzeczywiste zróżnicowanie tych stosunków w strukturze organizacyjnej. Ponadto, zasadny jest audyt zawartych już i wykonywanych umów cywilno-prawnych w organizacji.

Firmy, które szeroko korzystają z umów cywilnoprawnych, muszą liczyć się z ryzykiem, które — jeśli zostanie zignorowane — może prowadzić do poważnych konsekwencji.

Kiedy ustawa wchodzi w życie?

Zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku. Ponadto od kwietnia 2026 r. inspektorzy PIP uzyskają możliwość przeprowadzania kontroli zdalnie.

Przedsiębiorcom pozostało niewiele czasu na przeprowadzenie wymaganych audytów i wdrożenie zmian organizacyjnych.