Elektroniczne fakturowanie na Słowacji (e-Faktura)

Ministerstwo Finansów Republiki Słowackiej przygotowuje nowelizację ustawy o podatku od towarów i usług, wprowadzającą od 1 stycznia 2027 r. obowiązkowe elektroniczne fakturowanie dla wszystkich podatników VAT. Podatnik będzie zobowiązany do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz do raportowania danych z takich faktur do Administracji Finansowej w czasie rzeczywistym. Celem nowelizacji jest cyfryzacja procesu fakturowania i ograniczenie obciążeń administracyjnych, zwiększenie przejrzystości systemu podatkowego oraz – przede wszystkim – podniesienie skuteczności zwalczania oszustw w podatku VAT w erze cyfrowej (ViDA).

Poniżej przedstawiono krótki przegląd planowanych zmian i nowych środków. Zbliżająca się nowelizacja wyprzedza europejski kierunek rozwoju e-fakturowania, który Słowacja zatwierdzi z wyprzedzeniem.

Kogo będzie dotyczyć elektroniczne fakturowanie?

Proponowana nowelizacja wprowadzi nowy system do procesu fakturowania oraz do obiegu faktur wystawianych lub otrzymywanych przez podatników VAT. Nowy proces będzie możliwy wyłącznie zgodnie z wymogami ustawy, która w sposób podstawowy i obligatoryjny koncentruje się na:

• podatnikach mających siedzibę na terytorium Republiki Słowackiej (np. osoby prawne i prywatne spółki będące podatnikami VAT, osoby samozatrudnione, adwokaci, doradcy podatkowi, architekci, artyści itp.);
• transakcjach, dla których miejsce świadczenia znajduje się na terytorium Republiki Słowackiej;
• zaliczkach otrzymanych przed dokonaniem dostawy towarów lub świadczeniem usług.

W okresie przejściowym, do 30 czerwca 2030 r., obowiązkowe e-fakturowanie będzie dotyczyć wyłącznie transakcji krajowych. W dalszej kolejności system słowacki zostanie zintegrowany z europejskim systemem EU DRR, do którego słowaccy podatnicy VAT będą również raportować transakcje transgraniczne w ramach UE.

Główne narzędzie elektronicznego fakturowania

Administracja Finansowa pracuje nad projektem e-fakturowania mającym na celu zapewnienie infrastruktury do odbierania, przetwarzania i weryfikowania faktur wystawianych przez podatników VAT. Wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie za pośrednictwem nowego systemu elektronicznego, określanego jako „Dostawca Poczty Cyfrowej” (Digital Post Provider), działającego w ramach PEPPOL BIS 3.0 (Pan-European Public Procurement Online).

Równolegle wprowadzany jest jednolity, ustrukturyzowany format elektroniczny (XML) do przygotowywania, wysyłania i odbierania faktur, zgodnie ze wspólnym europejskim standardem (wzór wystandaryzowanej wiadomości danych jest obecnie dostępny pod wskazanym łączem). Oznacza to, że format PDF nie będzie już akceptowany do tych celów.

Cały proces elektronicznego fakturowania opiera się na standardzie technicznym STN EN 16931, który można pobrać na końcu niniejszego artykułu. Oznacza to, że podmioty wystawiające i otrzymujące faktury powinny posiadać dostęp lub konto u Dostawcy Poczty Cyfrowej. Dostawca ten będzie obsługiwany poprzez dedykowane oprogramowanie lub zintegrowany z systemem księgowym.

Terminy wystawiania faktur

Podatnicy są zobowiązani do wystawienia elektronicznej faktury w następujących terminach:

Istotne jest, że wszyscy odbiorcy e-faktur są zobowiązani do zgłaszania danych z faktury w ciągu 5 dni od jej otrzymania do Słowackiej Administracji Finansowej (za pośrednictwem Dostawcy Poczty Cyfrowej).

Nieprzestrzeganie tego obowiązku lub niezgłoszenie danych z faktury może skutkować nałożeniem kary do wysokości 10 000 EUR (w przypadku powtarzającego się uchybienia kara może wynieść do 100 000 EUR).

Jak będzie funkcjonować system?

Nowy system zastąpi dotychczasowy schemat, w którym podatnicy wystawiali lub otrzymywali faktury:

• w formie papierowej, przesyłane pocztą lub e-mailem
• poprzez tworzenie szablonów faktur w Excelu lub aplikacjach online
• wybierając format wystawienia faktury (papierowy / elektroniczny) w zależności od obowiązków archiwizacyjnych

Wstępny przebieg procesu powinien wyglądać następująco:

1. Faktura jest generowana w oprogramowaniu księgowym lub fakturowym, które posiada dostęp do Dostawcy Poczty Cyfrowej połączonego z PEPPOL BIS 3.0.
2. Oprogramowanie wysyła fakturę bezpośrednio do klienta za pośrednictwem systemu Dostawcy Poczty Cyfrowej w momencie jej wystawienia.
   Po okresie przejściowym, od 1 lipca 2030 r., dane z faktur transgranicznych w UE będą przesyłane bezpośrednio do centralnego systemu UE – VIES – w celu weryfikacji zgodności z danymi przesłanymi przez kraj nabywcy lub dostawcy.
3. Odbiorca faktury nie jest uprawniony do wyrażenia zgody na wystawienie faktury.
4. Odbiorca faktury (klient) zgłasza dane z faktury do Administracji Finansowej za pośrednictwem Dostawcy Poczty Cyfrowej.
5. Jeżeli faktura nie zawiera ustrukturyzowanych danych lub nie odpowiada fakturze przesłanej do systemu przez odbiorcę, Administracja Finansowa może zainicjować kontrolę podatkową.

Możliwe ryzyka związane z wprowadzeniem e-fakturowania

Chociaż wprowadzenie cyfrowego fakturowania elektronicznego przynosi szereg korzyści w zakresie automatyzacji i przejrzystości, to jednocześnie w sposób pośredni wiąże się z szeregiem praktycznych ryzyk i wad. Mogą one szczególnie dotyczyć małych i średnich przedsiębiorstw, które nie dysponują odpowiednimi zasobami do szybkiej adaptacji technicznej.

Poniżej przedstawiono przegląd wad wprowadzenia elektronicznego fakturowania w formie tabeli:

Praktyczne implikacje i zalecenia

W tym kontekście zalecamy, aby przedsiębiorstwa podjęły następujące kroki:

• Sprawdzenie kompatybilności oprogramowania – firmy będą potrzebowały oprogramowania do fakturowania lub księgowego zdolnego do generowania faktur w ustrukturyzowanym formacie wymaganym przez państwo (np. XML) oraz połączonego z PEPPOL BIS 3.0.
• Wykorzystanie bezpośredniego połączenia z Administracją Finansową – faktury będą automatycznie rejestrowane, co wyeliminuje potrzebę późniejszego raportowania lub ręcznego przesyłania danych podczas kontroli.
• Szkolenie personelu – zaleca się przygotowanie zespołów księgowych i administracyjnych do nowych procedur oraz pracy z danymi ustrukturyzowanymi.,

Zmiany po 1 lipca 2030 r.

Po okresie przejściowym system państwowy zostanie powiązany z europejskim systemem EU DRR. Jednocześnie, w związku z obowiązkowym fakturowaniem, zostaną zniesione:

• deklaracje kontrolne (ich funkcję zastąpi raportowanie danych za pośrednictwem PEPPOL)
• Europejskie wykazy sprzedaży krajowej (ich funkcję zastąpi raportowanie faktur transgranicznych w UE poprzez system PEPPOL)

Od tego dnia dane z faktur będą automatycznie raportowane do Administracji Finansowej, co zmniejszy obciążenia administracyjne związane z ewidencją faktur i obowiązkami raportowymi.