Legislacyjna digitalizacja państwa wchodzi w decydującą fazę – obowiązkowy system e-Doręczeń zmienił reguły gry w korespondencji z organami, zaś Krajowy System e-Faktur narzucił nowy standard dokumentowania transakcji gospodarczych.
e-Doręczenia – dlaczego brak reakcji może wywołać skutki prawne?
System e-Doręczeń, uregulowany ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, stopniowo zastępuje tradycyjną korespondencję poleconą w kontaktach przedsiębiorców z organami administracji publicznej, sądami i innymi podmiotami publicznymi. Dla spółek i innych podmiotów wpisanych do KRS oznacza to konieczność posiadania adresu do doręczeń elektronicznych oraz bieżącego monitorowania korespondencji wpływającej do skrzynki – korespondencja przesłana na adres ujawniony w rejestrze może wywoływać skutki prawne analogiczne do doręczenia tradycyjnego pisma.
| Dlaczego jest to ważne: Jeżeli przesyłka nie zostanie odebrana, po upływie terminu przewidzianego w ustawie może dojść do fikcji doręczenia, a więc uznania pisma za skutecznie doręczone mimo braku jego faktycznego odczytania przez adresata. Brak regularnej obsługi skrzynki e-Doręczeń może więc prowadzić do utraty terminu, ograniczenia możliwości obrony swoich praw lub powstania dodatkowych kosztów po stronie firmy. |
Kluczowe znaczenie ma wyznaczenie osób odpowiedzialnych za obsługę skrzynki, wprowadzenie zasad zastępstwa oraz bieżąca kontrola wpływającej korespondencji. W cyfrowej komunikacji z organami samo posiadanie adresu do e-Doręczeń nie wystarcza. Równie istotne jest zapewnienie, aby żadna urzędowa wiadomość nie pozostała bez reakcji.
Dlaczego warto się tym zainteresować – case study KR Group:
- Spółka z branży dystrybucyjnej, która prawidłowo aktywowała adres do e-Doręczeń i rozpoczęła przygotowania do obsługi faktur w KSeF.
- Nie wyznaczono osoby stale odpowiedzialnej za odbiór korespondencji elektronicznej, nie przyjęto zasad zastępstwa na czas urlopu lub choroby pracownika, a wewnętrzna ścieżka akceptacji dokumentów nie została jasno opisana.
- Na adres do e-Doręczeń wpłynęło wezwanie organu podatkowego dotyczące rozliczeń VAT.
- Pismo zostało odczytane z opóźnieniem, ponieważ osoba zwyczajowo zajmująca się sprawami administracyjnymi była nieobecna.
- Spółka musiała przygotować wyjaśnienia w krótkim czasie, równocześnie porządkując dokumenty i odtwarzając przebieg wcześniejszych czynności, co nie tylko zwiększyło nakład pracy, lecz także ograniczyło komfort procesowy przedsiębiorcy.
KSeF – nowy standard fakturowania w firmie
Krajowy System e-Faktur stopniowo staje się obowiązkowym narzędziem dokumentowania transakcji gospodarczych. Nowy obowiązek to nie tylko kwestia technicznego dostępu do systemu. Przedsiębiorca powinien ustalić, kto w firmie odpowiada za wystawienie faktury, kto weryfikuje jej poprawność, kto akceptuje dokumenty kosztowe oraz kto reaguje w przypadku błędu, awarii systemu albo rozbieżności z kontrahentem.
Faktura wystawiona z pominięciem KSeF, gdy przedsiębiorca jest już objęty obowiązkiem korzystania z tego systemu, może rodzić istotne ryzyka podatkowe i organizacyjne. Konsekwencje mogą dotyczyć zarówno prawidłowości rozliczeń VAT, jak i relacji z kontrahentami, którzy będą oczekiwać dokumentów wystawionych zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Wdrożenie KSeF to także przygotowanie wewnętrznej procedury obiegu faktur, przeszkolenie pracowników, określenie zasad współpracy z biurem rachunkowym oraz przygotowanie sposobu działania na wypadek niedostępności systemu.
Zdaniem KR Group: praktyczne ryzyko, gdy cyfryzacja zaczyna wpływać na ciągłość działania firmy
Zarówno e-Doręczenia i KSeF powoduje, że przedsiębiorcy wchodzą w etap, w którym prawidłowe prowadzenie działalności gospodarczej coraz silniej zależy nie tylko od znajomości przepisów, lecz także od sprawności wewnętrznych procesów. Korespondencja urzędowa, terminy na udzielenie odpowiedzi, faktury sprzedażowe i kosztowe, akceptacja dokumentów oraz przepływ informacji między przedsiębiorcą, zarządem, pracownikami i księgowością będą w coraz większym stopniu funkcjonować w środowisku cyfrowym, w którym opóźnienie, brak zastępstwa albo niejasny podział obowiązków może szybko przełożyć się na konkretne skutki prawne i finansowe.
Bezpieczne funkcjonowanie firmy w cyfrowym obiegu dokumentów wymaga stałego monitoringu korespondencji, zasad zastępstwa, archiwizacji przesyłek, sprawnego przepływu informacji oraz czytelnego podziału obowiązków pomiędzy osobami zaangażowanymi w obsługę dokumentów, faktur i rozliczeń.
Jeżeli Państwa organizacja nie zweryfikowała jeszcze praktycznej gotowości do e-Doręczeń i KSeF, warto zrobić to zanim pierwszy problem ujawni słabe punkty procesu. Odpowiednio uporządkowany obieg dokumentów pozwala ograniczyć ryzyko utraty terminów, błędów w rozliczeniach oraz zakłóceń w bieżącej działalności przedsiębiorstwa.
