E-faktura. Zagadnienie, które przez ostatnie miesiące budzi wiele kontrowersji wśród podatników i firm konsultingowych. Klucz do globalnej digitalizacji rozliczeń podatkowych. Już wkrótce zastąpi tradycyjne faktury VAT – zarówno te papierowe, jak i te przesyłane elektronicznie w dowolnej formie pomiędzy podatnikami, czy to w formacie PDF, czy w formie skanu.
E-fakturowanie – regulacje
E-fakturowanie to bowiem nic innego jak elektroniczna wymiana faktur w ustrukturyzowanym formacie pomiędzy dwoma przedsiębiorcami. Polska nie jest jedynym państwem wprowadzającym regulacje w tym zakresie. E-faktura ma zasięg międzynarodowy i dotyczy nie tylko państw członkowskich Unii Europejskiej, które wiążą w tym zakresie postanowienia Dyrektywy 2014/55/EU, ale również takich krajów jak Brazylia, czy Korea Południowa.
Modele e-fakturowania
Na świecie wyróżnia się dwa główne modele e-fakturowania. Pierwszy z nich to „post-audit”,w którym przedsiębiorcy wystawiają, przesyłają i przechowują faktury elektroniczne za pomocą różnych systemów elektronicznych, niemniej jednak odbywa się to bez pośrednictwa organów podatkowych, które ewentualnej weryfikacji tychże dokumentów mogą dokonywać w dowolnym czasie, często jednak w ograniczonym zakresie.
Znacznie szerszym pod względem kontroli ze strony organów państwa jest tzw. „clearance model”, w którym uczestniczą trzy podmioty – sprzedawca, administracja skarbowa i nabywca. W ramach tego modelu przedsiębiorcy korzystają z systemów rządowych.
Faktura ustandaryzowana
E-faktura musi mieć format ustandaryzowany, a bardzo często przed jej wysyłką do kontrahenta konieczne jest uzyskanie akceptacji organów podatkowych, a samej fakturze nadawany jest unikatowy numer. Zdarza się nawet, że faktura wystawiana jest przez sam organ podatkowy w imieniu sprzedawcy, po dostarczeniu przez niego niezbędnych danych. Dzięki takim narzędziom, administracja skarbowa posiada pełną kontrolę nad procesem e-fakturowania każdego zobowiązanego podatnika w tzw. czasie rzeczywistym. Takie rozwiązanie staje się coraz bardziej popularne w krajach europejskich, takich jak chociażby Włochy, Francja, czy Polska.
Wdrożenie takiego modelu wiąże się z pełną transparentnością rozliczeń podatników korzystających z e-fakturowania – krajowe organy podatkowe zyskują nowe narzędzia kontrolne służące lepszej wykrywalności przestępstw i nadużyć skarbowych. W konsekwencji urząd skarbowy posiada bardzo szerokie informacje zarówno o fakturach sprzedażowych, jak i zakupowych każdego podatnika. Dla samych użytkowników systemów, czyli przedsiębiorców nie musi oznaczać to wyłącznie negatywnych konsekwencji.
KSeF w organizacji
E-fakturowanie wprowadzone w danej organizacji to zredukowanie kosztów wysyłki i przechowywania papierowych faktur (rozwiązanie również bardziej eko!), eliminacja błędów ludzkich, a także usprawnienie i ujednolicenie procesu przekazywania faktur kontrahentom. W dłuższej perspektywie, model clearance ma pozwolić całkowicie wyeliminować deklaracje VAT, co jednak będzie możliwe przy wprowadzeniu e-faktur w formie obligatoryjnej dla wszystkich podatników.
Organy legislacyjne poszczególnych państw pracują bardzo intensywnie nad nowymi przepisami wyznaczając jednocześnie ramy czasowe oraz zakres podmiotów objętych obowiązkiem e-fakturowania, który rozpatrywany jest na różnych płaszczyznach, zarówno w ramach transakcji B2B, ale także B2G, czy B2C. Polska dołączy do grona państw z obowiązkowym e-fakturowaniem pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) od 1 lipca 2024 roku.
