Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów umożliwiająca wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur w formie ustrukturyzowanej. Od 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla większości polskich podatników VAT. Wyjątek stanowią zagraniczne podmioty zarejestrowane do VAT w Polsce, które nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium RP - dla nich korzystanie z KSeF pozostaje dobrowolne.
KSeF a cyfryzacja VAT w UE – pakiet VIDA
Warto spojrzeć na KSeF w szerszym kontekście europejskim. Komisja Europejska pracuje nad pakietem VIDA (VAT in the Digital Age), który zakłada:
- Obowiązkowe e-fakturowanie w transakcjach wewnątrzunijnych;
- Raportowanie transakcji w czasie rzeczywistym;
- Ujednolicenie formatów faktur elektronicznych w całej UE;
- Zastąpienie systemu VIES nowym mechanizmem wymiany danych VAT.
Choć VIDA ma być wdrażany stopniowo od 2028 roku, już teraz wpływa na krajowe przygotowania. Można się spodziewać, że państwa członkowskie będą adaptować swoje systemy krajowe – w tym KSeF – do nowych wymogów.
Globalny trend: e-fakturowanie jako standard
Na świecie coraz więcej krajów wdraża obowiązkowe e-fakturowanie. W perspektywie kilku, może kilkunastu lat, stanie się ono globalnym standardem. Dlatego nawet jeśli obecnie nie mają Państwo obowiązku korzystania z KSeF, warto rozważyć jego wdrożenie już teraz. Dlaczego?
Korzyści z dobrowolnego korzystania z KSeF
Szybszy zwrot VAT
KSeF umożliwia skorzystanie z przyspieszonego zwrotu VAT – nawet w ciągu 40 dni zamiast standardowych 60, pod warunkiem spełnienia określonych warunków. Dla zagranicznych podmiotów regularnie ubiegających się o zwrot VAT w Polsce, to realna poprawa płynności finansowej.
Usprawnienie obiegu dokumentów
KSeF automatyzuje proces fakturowania, co oznacza:
- eliminację błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych;
- brak potrzeby stosowania OCR i weryfikacji danych;
- brak konieczności przygotowywania duplikatów;
- automatyczną archiwizację dokumentów;
- łatwiejsze rozliczanie faktur korygujących;
- lepszą integrację z systemami ERP.
Dla zagranicznych firm współpracujących z polskimi kontrahentami to szansa na lepszą synchronizację procesów księgowych.
Usprawnienie raportowania VAT
Dzięki ustrukturyzowanej formie faktur:
- dane do JPK_VAT mogą być generowane automatycznie;
- zmniejsza się ryzyko błędów w deklaracjach;
- łatwiej przypisać transakcje do właściwych okresów rozliczeniowych;
- możliwa jest automatyczna integracja z ERP.
Jest to oszczędność czasu i redukcję ryzyka błędów – pod warunkiem odpowiedniego przygotowania danych.
Ważne!
Zarządzanie ryzykiem i należyta staranność
KSeF wymaga nadania uprawnień do wystawiania i odbierania faktur. Przemyślane zarządzanie dostępem:
- ogranicza ryzyko błędów i nadużyć;
- pozwala na centralne zarządzanie dostępem przez e-Urząd Skarbowy;
- umożliwia audyt działań.
Dla zagranicznych podmiotów delegujących obowiązki lokalnym przedstawicielom, to kluczowy element bezpieczeństwa podatkowego.
Wyrok TSUE z 30 stycznia 2024 r. (C-442/22), który wskazuje, że odpowiedzialność za VAT z pustej faktury ponosi osoba, która ją wystawiła – chyba że podatnik nie dochował należytej staranności.
Ważne!
Wiarygodność i transparentność
Faktury wystawiane w KSeF są automatycznie przekazywane do administracji podatkowej, co:
- zwiększa wiarygodność podatnika;
- ułatwia kontrole;
- zmniejsza ryzyko sporów podatkowych.
Wczesne wykrycie błędów przez organy często kończy się wezwanie do korekty, a nie sankcją.
Lepsza komunikacja z kontrahentami
Choć zagraniczni kontrahenci nie mają dostępu do KSeF, faktury można przekazywać poza systemem – np. jako PDF z kodem QR. To profesjonalne i przejrzyste podejście do fakturowania.
KSeF krokiem w stronę przyszłości
Zagraniczni podatnicy VAT zarejestrowani w Polsce, którzy nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, nie są zobowiązani do korzystania z KSeF. Jednak dobrowolne wdrożenie systemu może przynieść realne korzyści – od szybszego zwrotu VAT, przez usprawnienie procesów księgowych, po zwiększenie transparentności.
KSeF to nie tylko narzędzie zgodne z polskimi regulacjami – to także krok w stronę przyszłości, w której e-fakturowanie stanie się europejskim i globalnym standardem. Warto być na to gotowym.
