Zgodnie z ustawową definicją – faktura ustrukturyzowana (dalej również:- e-faktura), to faktura w postaci elektronicznej, wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
W praktyce e-faktury są to faktury nowego rodzaju, które nie mają postaci tradycyjnej (papierowej lub pliku elektronicznego, np. PDF). Faktury te mają postać pliku w formacie XML, wygenerowanym zgodnie z opublikowaną przez Ministerstwo Finansów strukturą logiczną tzw. schematem XSD. Wystawienie e-faktury następuje poprzez przesłanie jej do KSeF, który sprawdza ją pod względem poprawności formalnej i po pozytywnej walidacji – nadaje jej unikatowy numer.
To właśnie nadanie tego numeru jest równoznaczne z wystawieniem faktury, jej wejściem do obrotu prawnego, a także w tym momencie staje się ona dostępna do pobrania dla odbiorcy.
Ważne
W praktyce e-faktury są wytwarzane w ww. postaci elektronicznej w oprogramowaniu finansowo-księgowym podatnika, które powinno zapewniać możliwość wysyłki faktury do KSeF. Zarówno wysyłanie, jak i pobieranie e-faktur zapewnia ogólnodostępny interfejs API.
Zgodnie z projektowanymi przepisami, od 1 stycznia 2024 r. podatnicy VAT mający siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski będą zobowiązani wystawiać faktury w formie ustrukturyzowanej. Takiego obowiązku nie będą mieli podatnicy zagraniczni, którzy zarejestrowani są w Polsce jedynie do celów VAT. Wymóg ten obejmie także transakcje dokonywane z konsumentami oraz zagranicznymi podatnikami.
Przepisy wejdą w życie 1 stycznia 2024 r., jednak już teraz warto dostosować swoją organizację do nowych wymogów.
Projekt ustawy dostępny jest tutaj.
KR Group wspiera swoich obecnych i przyszłych Klientów w tych przygotowaniach, oferując wsparcie w zakresie merytorycznym jak i technologicznym.
Plik w formacie PDF do pobrania tutaj.
